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Zürich
29 Mai 2020

Wie KMU mithilfe Software ihre Finanzen verwalten.

Ein Grossteil der Schweizerinnen und Schweizer wickelt seine Geldgeschäfte mittlerweile komplett digital ab. E-Banking ist dementsprechend die Technologie, die den privaten Finanzhaushalt am nachhaltigsten geprägt hat. Doch wie sieht es im Unternehmensbereich aus? Welche Lösungen für KMU unentbehrlich sind, um Finanzen nicht nur zu verwalten, sondern auch um Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern, wollten wir von Branchenkennern wissen.

Est kein gutes Zeugnis, das die Expertinnen und Experten der Hochschule für Wirtschaft Zürich (HWZ) den Schweizer KMU in einer aktuellen Studie ausstellen: Gemäss der Erhebung zum Nutzungsverhalten digitaler Technologien in Firmen gehören 85 Prozent der befragten Betriebe gar zur Kategorie der «digitalen Dinosaurier». Dabei handelt es sich um Unternehmen, die ihr Kundenerlebnis und ihre Geschäftsprozesse in keiner Weise digitalisiert haben – weder in der Produktion, im Rechnungswesen oder im Kundenkontakt. Ein ähnlich trübes Bild zeichnet die aktuelle PwC-Befragung «Global Digital Operations Study 2018». Diese gelangt zum Schluss, dass gerade einmal ein Prozent der Schweizer Industrieunternehmen digitale Vorreiter sind. Damit liegt die hiesige Branche im internationalen Vergleich deutlich abgeschlagen hinter den asiatischen Ländern sowie Amerika zurück. Und während 15 Prozent der Unternehmen weltweit ihre Wettbewerbsfähigkeit mit künstlicher Intelligenz erhöhen, ist es in der Schweiz erneut nur ein Prozent.

Diese Befunde wollen so gar nicht ins Bild der vielgepriesenen agilen und innovativen Schweizer KMU passen. Woran liegt es also, dass man sich in Sachen «Digitalisierung» dermassen im Hintertreffen wiederfindet? Gemäss HWZ-Studie liegt ein zentraler Grund in der Tatsache, dass nur gerade jedes fünfte Unternehmen über eine übergeordnete digitale Strategie verfügt. Für einzelne Geschäftsbereiche haben aber immerhin 63 Prozent eine solche. Als grösste Herausforderung im Zusammenhang mit der Digitalisierung erachten Unternehmer das mangelnde Fachwissen ihrer Mitarbeiter.

Gemäss HWZ-Studie können digitale Lösungen vor allem im Rechnungswesen ein grosses Potenzial entfalten.

Moderne Finanz-Lösungen für KMU

Wo also sollte der digitale Hebel zuerst angesetzt werden? Gemäss HWZ-Studie können digitale Lösungen vor allem im Rechnungswesen ein grosses Potenzial entfalten. In diesem Segment wird zwischen integrierten Lösungen für die gesamte Geschäftsadministration sowie individuellen Lösungen für Finanz- und die Lohnbuchhaltung unterschieden. Hier gibt es gemäss Fachleuten mittlerweile eine grosse Bandbreite an skalierbaren Cloudlösungen – genutzt werden sie allerdings noch kaum. Vielmehr setzten die meisten Firmen bspw. bei Überweisungen nach wie vor auf Einzahlungsscheine mit Referenznummern. Und nur ein Viertel der von der HWZ befragten Unternehmen verbucht seine Bankbewegungen anhand von elektronisch zur Verfügung gestellten Daten. Dabei würden entsprechende Lösungen die Buchhaltung massgeblich entlasten. Das darin enthaltene Automatisierungspotenzial erachten Marktbeobachter ebenfalls als essenziell, um die betriebliche Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Entsprechende Produkte werden bspw. von Sage, Abacus sowie verschiedenen anderen Herstellern angeboten.

Ein wesentliches Merkmal erfolgreicher Unternehmen ist ihre interne Transparenz.

Das zweite wichtige Handlungsfeld für Unternehmen ist die Handhabung der Kundenkontakte. Auch in diesem Bereich besteht die Möglichkeit zur Digitalisierung. Sogenannte «CRM-Anwendungen» (Customer Relation Management) vereinen zu diesem Zweck sämtliche Informationen aus den verschiedenen Abteilungen einer Firma in sich, um daraus eine ganzheitliche und umfassende Kunden-Ansicht in Echtzeit zu erstellen. Dadurch sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kundenkontakt in der Lage, schnelle und fundierte Entscheidungen im Kundendienst zu treffen. CRM-Lösungen eignen sich gemäss Experten für alle Unternehmensbereiche, vom Vertrieb über das Marketing bis hin zum Controlling.

Alle Finanz-Ressourcen für KMU im Blick

Ein wesentliches Merkmal erfolgreicher Unternehmen ist ihre interne Transparenz. Das bedeutet, dass sich zu jedem Zeitpunkt alle Beteiligten darüber im Klaren sind, wie ihre Zuständigkeitsbereiche aussehen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wo und wie diese konkret einzusetzen sind. Dies ist die Essenz von «ERP» (Enterprise Ressource Planning). Die entsprechenden ERP-Lösungen helfen dabei, die Übersicht zu bewahren in diesem komplexen Umfeld. Dadurch wird eine bessere Wertschöpfung möglich und betriebliche Prozesse können laufend angepasst und im Idealfall optimiert werden.

ERP-Systeme werden gerade in Zeiten zunehmender IoT-Anwendungen (Internet of things) immer relevanter. Zum Beispiel können produzierende Unternehmen heute ihre Lagerbestände dank IoT in Echtzeit «messen». Durch das ERP-System erhalten die zuständigen Entscheidungsträger dann z.B. die Nachricht, dass ein gewisses Gut zu Ende geht. Darauf können sie dieses nachbestellen oder diesen Schritt auch automatisch ausführen lassen. Aber auch ohne IoT-Anbindung können ERP-Systeme massgeblich zur Verbesserung unternehmensinterner Prozesse beitragen. Die Palette an Lösungen und Anbietern ist entsprechend breit.

 

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