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5 Juni 2020

Jahresvorsatz 2020: strukturiertes Zeitmanagement.

Der internationale Tick-Tack-Day am 29.12.2019 erinnert uns daran, dass die Uhr tickt und es auch für 2020 Einiges zu erledigen gibt. Vieles ist eine Frage des richtigen Zeitmanagements – «Fokus» schildert die effektivsten Methoden.

Früher waren es fünf Briefe, heute sind es 50 E-Mails, die man pro Tag beantworten muss. Das ist einer der Nebenfolgekonflikte unseres postmodernen Digitalisierungs-Zeitalters. Wer sich nicht genug organisiert, wird unter Umständen mit Arbeit überhäuft und kommt privat zu kurz. Das richtige Zeitmanagement ist daher absolut unabdingbar für eine gelungene Work-Life-Balance. Dazu gibt es verschiedene Methoden, um das Zeitmanagement gut umzusetzen. Zum Beispiel: Prioritätensetzung, Ablenkungen vermeiden, Dokumentationen, Selbstreflexionen und Tagespläne erstellen. Welche Methode ist jedoch die beste? Oder braucht es eine als Kombination? Um das herauszufinden, gilt es, die einzelnen Methoden zu definieren.

Früher waren es fünf Briefe, heute sind es 50 E-Mails, die man pro Tag beantworten muss.

Prioritäten

«Alles eine Frage der Prioritäten», hört man oft. Ist das wirklich der Schlüssel zur Effektivität? Auf jeden Fall gehört es zu den wichtigsten Elementen des Zeitmanagements. Wer nach Prioritäten geht, hat die wichtigsten Aufgaben bereits erledigt und später weniger Schwierigkeiten, auch wenn die Arbeit aus einem bestimmten Grund unterbrochen werden musste. Flavio Di Giusto, wissenschaftlicher Mitarbeiter an der ZHAW School of Management and Law, setzt seine Prioritäten wie folgt: «Ich plane anstehende berufliche sowie private Aufgaben im Kalender und bewerte sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Damit erhalte ich eine bessere Übersicht.» Um herauszufinden, was wirklich wichtig und dringlich ist, kann zum Beispiel mit einer Nutzwertanalyse kategorisiert werden. Die Nutzwertanalyse ist eine Bewertungsmethodik in Tabellenform, die bei der rationalen Entscheidungsfindung helfen kann.

Ablenkungen

Plötzliche Ablenkungen wie ein unerwartetes Telefongespräch können den Arbeitsfluss stören, sodass das Wiedereinfinden in den Kontext der laufenden Tätigkeit mühsam fällt. Es ist daher hilfreich, am Morgen eins bis zwei Stunden Zeit nur für die eigenen Tätigkeiten zu reservieren, wobei sämtliche äusseren Einflüsse warten müssen. Dr. Patrik Scherler, Dozent an der ZHAW School of Management and Law, appelliert: «Das bedingt dann aber auch die Disziplin, sich in dieser stillen Zeit nicht abzulenken zu lassen – beispielsweise durch Social Media.» Sind es dagegen die nächsten Mitmenschen, die einem ablenken, schlägt Flavio Di Giusto folgendes vor: «Die eigenen Wünsche sollte man direkt an diese Personen adressieren. Man wird erstaunt, wie viel Ablenkung sich dadurch bereits vermeiden lässt.»

Dokumentieren

Den Zeitverbrauch in einem Tagebuch zu dokumentieren, kann helfen, unnötige Zeitausgaben ausfindig zu machen und das Zeit-Bewusstsein zu steigern. Es empfiehlt sich dazu, alle 30 Minuten kurz zu notieren, womit man sich gerade beschäftigt. Allerdings muss man aufpassen, dass das Notieren nicht mehr Zeit verbraucht als die eigentliche Arbeitstätigkeit, denn ansonsten wäre das Dokumentieren kontraproduktiv. Dr. Patrik Scherler schildert die Selbst- und Fremdreflexion als Grundsteine, um die gleichen Fehler nicht zu wiederholen und meint ausserdem: «Wenn man in Form einer Kurzdokumentation schriftlich Rechenschaft über die eigene Zielerreichung ablegt, auch wenn diese nur ganz kurz ist, so erhöht das die Verbindlichkeit.» Ausserdem kann es für Vorgesetze unterstützend sein, wenn man Statusberichte erstellt. Diese Berichte verfolgen den Zweck, Fortschritte eines Projekts im Überblick zu behalten, um entsprechende Vorkehrungen zu treffen, bevor etwas in Verzug gerät.

Tagespläne erstellen

Tagespläne zwingen einem dazu, den Tagesablauf strukturiert anzugehen, Zeitfenster zu reservieren oder auch Zeitreserven einzukalkulieren, wobei diese Reserven nicht zur Erholung dienen, sondern um unerwartete Ereignisse und Verzögerungen auszugleichen. So ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass man den Arbeitsplatz rechtzeitig am Feierabend verlassen kann. Da es oft schwierig fällt, unangenehme Aufgaben am Nachmittag oder Abend auszuführen, empfiehlt es sich zudem, solche Aufgaben auf den Morgen einzuplanen.

Strukturiertes Zeitmanagement

Strukturierte Methoden, um sich zu verbessern, gibt es einige. Substanziell ist es auf jeden Fall, Fehler und Perfektionen zu vermeiden. Fehler können zum Beispiel vermieden werden, wenn man von Anfang an die Wünsche des Kunden richtig versteht und weiss, was die Anforderungen sind, um bereits das Fundament des Auftrags richtig legen zu können. Auch die Perfektion kann einem zum Verhängnis werden, daher hält man sich am besten an das Paretoprinzip: Dieses Prinzip basiert auf der 80-zu-20-Regel, die besagt, dass 80 Prozent der Resultate mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Um hingegen die verbleibenden 20 Prozent der Resultate zu erreichen, braucht es 80 Prozent des Gesamtaufwandes.

Ein effizientes Zeitmanagement setzt vor allem voraus mit sich selbst kritisch zu sein, merkt Flavio Di Giusto an: «Die Möglichkeit, sich besser zu organisieren, entsteht nur dann, wenn die Betroffenen es verstehen, mit sich selbst kritisch und hartnäckig zu sein. Genauso ist die Bereitschaft erforderlich, unerwünschte Gewohnheiten zu durchbrechen. Schafft man dies, steht einem strukturierten Zeitmanagement nichts mehr im Weg.»

Text: Alessandro Poletti

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