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18 Mai 2021

Kommunikation im Büro.

Viele verbringen wach mehr Zeit im Büro als mit den Liebsten – umso wichtiger ist ein angenehmes Arbeitsklima. Smalltalk etwa hilft. Über Kommunikation am Arbeitsplatz und ihre Tücken sowie Chancen. 

Das Jahr hat etwa 230 Werktage. Bei acht Stunden Arbeit pro Tag verbringen wir jährlich um die 1840 Stunden im Büro. Weshalb ein angenehmes und funktionierendes Arbeitsumfeld so wichtig ist, dürfte mit dieser Zahl dann beantwortet sein. Ein erfolgreiches Unternehmen mit einem angenehmen Arbeitsklima im Büro basiert auf guter Kommunikation aller Beteiligten. Klingt trivial, wird jedoch unterschätzt. Kommunikation ist ein komplexes Gebilde aus Sprache, Intonation, Mimik, Gestik und Körperhaltung. Zudem treffen im Büro Menschen aus verschiedenen Hierarchien, Kulturen sowie sozialen Hintergründen aufeinander, was den Informationsaustausch und die Kommunikation nicht vereinfacht. Ein weiterer Faktor sind die unterschiedlichen Redekonstellationen, die ein entsprechendes Verhalten und einen passenden Jargon verlangen. Beim semiprivaten Kaffeeklatsch mit dem Büronachbarn ziehe ich ein anderes sprachliches Register als bei einer geschäftlichen Verhandlung mit dem Chef oder einem Vortrag vor dem gesamten Unternehmen. 

Um verstanden und gemocht zu werden


Für den Sprachphilosophen H. P. Grice ist Kommunikation kooperatives Handeln. Es geht darum, einander zu verstehen. Um das zu gewährleisten, müssen die Gesprächsbeiträge vier so genannten Konversationsmaximen genügen.

  • Erste Maxime Quantität: Sag so viel wie nötig und nicht zu viel.
  • Zweite Maxime Qualität: Sag nichts, was du nicht für wahr hältst oder signalisiere den Grad der Wahrscheinlichkeit des Gesagten.
  • Dritte Maxime Relation: Sei relevant.
  • Vierte Maxime Modalität: Sag deine Sache in angemessener Art und Weise und so klar wie nötig.

In geschäftlichen Situationen gelten diese Maximen doppelt: Bringen Sie Ihr Anliegen oder die Information prägnant an den Mann respektive die Frau, verheimlichen oder leugnen Sie nichts Relevantes und seien Sie in Tonfall, Gestik sowie Mimik angemessen. In semiprivaten Situationen mag das etwas lockerer gehandhabt werden, beispielsweise beim Smalltalk – eine nicht zu unterschätzende Gesprächsform, besonders beim Networking! Achten Sie dabei auf ihre Körperhaltung. Verschränken Sie die Arme nicht – das signalisiert Abwehr – und vermeiden Sie polarisierende oder schwere Themen wie Religion, Politik, Krankheit, Eheprobleme und so weiter. Das Wetter, der Alltag oder möglicherweise ein ernst gemeintes Kompliment eignen sich besser, um ein Gespräch zu eröffnen. Und lächeln! Einem freundlichen Gesicht antwortet man lieber als einem miesepetrigen. 

Konversation will gelernt sein


Mit Übung und Schulungen lässt sich die Kommunikationsfähigkeit erlernen und ausbauen. Eine gute Smalltalk-Übung im Alltag, die anfangs Überwindung kosten mag, ist das Ansprechen von Fremden an Bushaltestellen, im Zug oder an privaten Veranstaltungen. Machen Sie ein Kompliment über die Aktentasche, fragen Sie nach dem Verkaufsort und stellen Sie weitere Fragen, die nicht nur mit Ja oder Nein beantwortet werden können – schon haben Sie ihr Gegenüber in ein kurzes Gespräch verwickelt. Professionelle Trainingsmöglichkeiten bieten zahllose Seminar und Weiterbildungskurse. So wird die Kommunikation im Büro kinderleicht.

Text Raoul Abea

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