Flottenmanagement – Aufwand und Chancen

Einen Fuhrpark zu verwalten, bringt viel Aufwand und Kosten mit sich. Deswegen müssen sich Flottenmanager immer wieder nach neuen Möglichkeiten umsehen. Zwei Entwicklungen in der Verwaltung in den letzten Jahren sind das Outsourcing und das Corporate Carsharing.

Viele Firmen unterhalten eine Flotte von Fahrzeugen. Manche eine grössere, andere eine kleinere. Manche Flotten sind wichtiger Bestandteil der Tätigkeit der Mitarbeiter, andere sorgen vor allem für ihren Komfort. Aus welchem Grund auch immer ein Unternehmen einen Fuhrpark besitzt, die Fahrzeuge bringen hohen Aufwand mit sich, sowohl kostenmässig als auch organisatorisch.

Die ersten Kosten entstehen bereits beim Kauf eines Fahrzeugs. Dabei muss auch beachtet werden, dass das richtige Auto für den richtigen Zweck erstanden wird. Dies kostet entweder viel Zeit, da man sich als Laie informieren muss, oder es erzeugt hohe Personalkosten, wenn das Management stattdessen eine Fachkompetenz einstellt. Weiterhin fallen ständig Kosten durch die Instandhaltung der Fahrzeuge an, durch den Kauf von Kraftstoff, welcher den grössten Teil der Kosten verursacht, durch Versicherung und durch Steuern.

Der organisatorische Aufwand besteht aus der regelmässigen Inspektion des Fuhrparks. Ausserdem muss die Flotte koordiniert und die Fahrer kontrolliert werden. Um zu gewährleisten, dass alles glatt abläuft, braucht es ein fähiges Flottenmanagement.

Den Aufwand loswerden

Oft fehlt es den Unternehmen allerdings an den nötigen Kompetenzen, um die komplexe Aufgabe selbst zu übernehmen. Deswegen fällt häufig die Entscheidung, das ganze Management in externe Hände zu legen. Mit einem Full-Service-Leasing kauft das Unternehmen die Fahrzeuge nicht einmal mehr, sondern least eine ganze Flotte, welche ein Flottenmanagement-Unternehmen vollständig verwaltet. Dabei kann das Unternehmen den Service bis ins Detail individualisieren und den Bedürfnissen des Kunden anpassen. Der Service sollte vor allem der Wirtschaftlichkeit der Flotte und den ökologischen Zielsetzungen Beachtung schenken sowie natürlich den Mobilitätswünschen des Unternehmens.

Intern oder extern?

Beim internen Management entstehen ständig irgendwo kleine, unberechenbare Kosten, die sich zu einem hohen Betrag addieren. Ist das Flottenmanagement ausgelagert, muss sich das Unternehmen nur noch um einen monatlichen Betrag kümmern. Das vereinfacht nicht nur die Administration, sondern bringt auch Planungssicherheit. Ob die einfache monatliche Zahlung auf längere Zeit jedoch günstiger ausfällt als die sorgsame unternehmungsinterne Optimierung der einzelnen Kostenpunkte, darüber lässt sich streiten. «Ob ein internes oder ein externes Management besser für ein Unternehmen ist, ist von vielen Faktoren abhängig. Zum Beispiel spielen die Grösse der Flotte, ihr Einsatzzweck oder die finanziellen Strukturen eines Unternehmens eine Rolle», erklärt Ralf Käser, Vorstand des Schweizer Mobilitätsverbands.

Bei einem kurzen Blick aus dem Fenster des Büros erspäht man oft einen Parkplatz voll mit teurenAutos, die acht Stunden ungenutzt umherstehen

Firmen mit kleineren Flotten verwalten den Fuhrpark in den meisten Fällen intern. Jedoch profitieren nicht nur grosse Flotten vom Outsourcing. Die Vorteile sprechen auch die Probleme kleinerer Flotteninhaber an. Zum Beispiel lohnt es sich oft nicht, für nur wenige Fahrzeuge einen eigenen Flottenmanager anzustellen. Deswegen ist es meist so, dass sich mehrere Mitarbeiter um die Fahrzeuge kümmern. Dies führt zu höheren Personalkosten sowie zu einem Organisationschaos. Das Outsourcen würde dem Unternehmen diese Unpässlichkeiten abnehmen. Weiterhin kommt die Planungssicherheit gerade den kleineren Unternehmen zu Gute, die keine grosse Kapitaldecke haben.

Sharing means Caring – für die Kosten

Bei einem kurzen Blick aus dem Fenster des Büros erspäht man oft einen Parkplatz voll mit teuren Autos, die acht Stunden ungenutzt umherstehen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Autos zur Verfügung stellt, um den Arbeitsweg zu bewältigen. Selbst wenn die Fahrzeuge für seltene Ausflüge, wie zum Beispiel für einen Besuch bei einem Kunden, benutzt werden, so zeigt die Erfahrung doch, dass meist der Grossteil des Fuhrparks ungenutzt bleibt. Dies ist kein effizienter Umgang mit einem der grössten Kostenpunkten eines Unternehmens. Und Ineffizienz kommt einen meist teuer zu stehen.

Das ist der Grund, weshalb viele Unternehmen an dem relativ neuen Konzept des Corporate Carsharings interessiert sind. Natürlich können Mitarbeiter im Aussendienst nicht auf ein eigenes Fahrzeug verzichten und mit anderen teilen. Mehr Sinn macht das Konzept bei Flotten, die man wie gesagt, nur für gelegentliche Ausfahrten benutzt. Denn da kann das Corporate Carsharing zu einer Einsparung von bis zu 30 Prozent des Flottenbestandes und bis zu 40 Prozent der Mobilitätskosten führen, abhängig vom Zweck der Flotte.

Ohne Digitalisierung funktioniert es allerdings nicht. Die Mitarbeiter brauchen eine App, über die sie ein Auto im Voraus reservieren können und durch die sie mit einem elektronischen Schlüssel Zugang zum Fahrzeug erhalten. Dies erspart Verwaltungsaufwand, der durch die Ausgabe von Schlüsseln entstünde. Das Corporate Carsharing kann man intern handhaben, allerdings bieten auch Flottenmanagement-Firmen diese Dienstleistung an. Die Rechnungen für die Benutzung von Fahrzeugen werden dann individuell ausgestellt. So kann das Unternehmen ein flexibles Mobilitätsbudget pro Mitarbeiter einberechnen.

Das Teilen von Firmenautos hat sich allerdings noch nicht gross durchgesetzt. Jedoch scheint es immer wichtiger zu werden.

«Noch ist das Corporate Carsharing nicht weit in der Schweiz verbreitet. In Zukunft wird sich das aus verschiedenen Gründen, allen voran die Urbanisierung der Firmenstandorten, ändern», vermutet Ralf Käser.