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25 Februar 2021

Die digitale Signatur erhält neuen Schub.

Handschriftlich unterschreiben auf Papier ist nicht mehr zeitgemäss. Die Krise beschleunigt die Einführung der elektronischen Unterschrift – und bald wird sie Standard sein.

Total digital – die Pandemie hat diesen Prozess weiter beschleunigt. Man arbeitet im Homeoffice und die meisten Sitzungen werden online durchgeführt. Dabei trifft man Abmachungen , bestätigt Preise und arbeitet Verträge aus. Dafür muss man sich heutzutage nicht mehr persönlich treffen. Nur: Das Problem dabei ist die Unterschrift, die man unter einen Vertrag setzten müsste. Gibt es auch dafür eine digitale Lösung?

Auch digital rechtsgültig

Zunächst einmal: Ist eine handschriftliche Unterschrift heutzutage überhaupt noch nötig und rechtlich zwingend? Diese Frage beantwortet das Schweizerische Obligationenrecht. «Ein Vertrag, für den die schriftliche Form gesetzlich vorgeschrieben ist, muss die Unterschriften aller Personen tragen, die durch ihn verpflichtet werden sollen». Und zwar handschriftlich. Seit Dezember 2013 ist allerdings auch die «qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten im Sinne des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur beruht», der eigenhändigen Signatur gleichgestellt. Was im OR rechtlich kompliziert tönt, heisst ganz einfach, dass Verträge auch elektronisch unterschrieben werden können. Das gilt im Übrigen für fast alle Dokumente – ausser beispielsweise für Testamente, andere persönlichen Verfügungen oder notarielle Beglaubigungen.

Grundsätzlich geht es bei der elektronischen, wie auch bei der handschriftlichen Unterschrift darum, dass sie nachvollziehbar sein müssen. Alle Personen, die beispielsweise einen Vertrag unterzeichnen, müssen identifizierbar sein. Zudem muss auch klar sein, was unterschrieben wurde. Die elektronische Unterschrift beruht auf einem qualifizierten Zertifikat, das von ein anerkannter Anbieter ausstellt. Dieses Zertifikat darf nur für Personen erstellt werden, die bestimmte und festgelegte Identifikationskriterien erfüllen. Mit dieser sicheren elektronischen Signatur können Verträge und Dokumente unterschrieben werden und sind der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Alle Personen, die beispielsweise einen Vertrag unterzeichnen, müssen identifizierbar sein.

Während im privaten Bereich die elektronische Unterschrift noch nicht weit verbreitet ist, nutz man sie geschäftlich immer mehr. Doch wie funktioniert dieser Ablauf und wie kommt ein Unternehmen zu einer digitalen Signatur?

Zertifizierte Anbieter

Wer in Zukunft elektronisch unterschreiben will, muss sich an einen anerkannten Zertifizierungsdienst wenden. Diese Anbieter müssen gem.ss dem «Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur» strenge Anforderungen erfüllen. Beispielsweise im Handelsregister eingetragen sein, über verlässliche Informatiksysteme und auch über genügend finanzielle Mittel verfügen. Zudem müssen sie bei der schweizerischen Akkreditierungsstelle (SAS) des Staatssekretariats für Wirtschaft akkreditiert sein.

Wer in Zukunft elektronisch unterschreiben will, muss sich an einen anerkannten Zertifizierungsdienst wenden.

Einmalige Registrierung nötig

Wer rechtsgültig unterschreiben will, muss sich zuerst mit Pass oder Identitätskarte durch einen Registration Authority Agent identifizieren – danach kann man die qualifizierte elektronische Unterschrift überall verwenden. Auch dieser Vorgang erfolgt digital. Später braucht man beim Anbieter nur noch das PDF hochzuladen, die Empfänger anzugeben, die unterschreiben müssen, und das Dokument ist schnell und unkompliziert rechtsgültig unterschrieben. Es ist also offensichtlich: Elektronisch unterschreiben hat nichts mehr mit dem Signieren im herkömmlichen Sinne mit Kugelschreiber auf Papier zu tun. Es ist nicht die schwungvolle Unterschrift, die den Beweis erbringt, wer unterschrieben hat. Bei der E-Signatur wird dem PDF-Dokument, auf dem das Dokument abgespeichert wurde, ein Datenpaket angehängt. Dieses Signaturzertifikat enthält alle wichtigen Informationen. Es zeigt auf, wer an welchem Tag und zu welcher Zeit signiert hat. Und vor allem bestätigt es die Integrität des Dokuments, also dass es nach der Unterzeichnung nicht mehr abgeändert wurde. So ist der Vertrag rechtlich beweiskräftig.

Wer rechtsgültig unterschreiben will, muss sich zuerst mit Pass oder Identitätskarte durch einen Registration Authority Agent identifizieren – danach kann man die qualifizierte elektronische Unterschrift überall verwenden.

Unterschrift ist nicht gleich Unterschrift

Aber Achtung: Eine E-Signatur hat nicht in jedem Fall die gleiche Rechtskraft wie eine physische Unterschrift auf Papier. Das Gesetz unterscheidet drei Stufen. Dazu gehört die «einfache Signatur», bei der man die Identität nicht überprüft. Bei der «fortgeschrittenen Signatur» ist der Unterzeichnende durch ein Zertifikat identifizierbar. Rechtlich der Unterschrift auf Papier ist aber nur die «qualifizierte Signatur» gleichgestellt. In der Praxis werden heute vor allem noch die sogenannten Standard-E-Signaturen eingesetzt. Beliebt dafür ist unter anderem die Unterschriftenfunktion von Adobe Acrobat, indem die handschriftliche Unterschrift hochgeladen und eingefügt wird. Das Bild einer Unterschrift hat – je nach Vertrag – eine beschränkte Beweiskraft. Auch wenn man einen Vertrag auf Papier unterschreibt und dann einscannt, ist dieser nur beschränkt rechtsverbindlich. Denn damit ist ein wichtiges Kriterium nicht erfüllt: Es muss sichergestellt sein, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden kann.

Früher oder später müssen alle Unternehmen, auch KMU und Kleinstbetriebe, in der Lage sein, Verträge und Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Auch in diesem Bereich ist die Digitalisierung nicht aufzuhalten. Dokumente handschriftlich zu unterzeichnen und dann in einem Ordner abzulegen ist weder zeitgemäss noch effizient. Die Einführung einer elektronischen Unterschrift ist zwar mit einem gewissen Aufwand verbunden – aber gleichzeitig auch eine gute Gelegenheit, das Unterschriftenreglement zu überprüfen und anzupassen und gleichzeitig die administrativen Prozesse zu optimieren.

Text SMA

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