Auch wenn es vielleicht für viele Unternehmer nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung ist, eine korrekte Buchhaltung ist für einen Betrieb nicht bloss notwendig, sondern eine Frage der Existenz. Doch was kann man alles tun, um Arbeitsfelder wie Lohnbuchhaltung und Abrechnung zu optimieren?
Die Buchhaltung ist die Organisation eines Unternehmens, die die Buchführung erstellt. Die Buchführung wiederum ist eine Zeitraumrechnung. Sie erfasst die Vermögens- und Kapitalbestände und deren Veränderung, um so den Erfolg eines Rechnungszeitraumes zu ermitteln. Vermögen und Kapital werden nach Art, Menge und Wert aufgezeichnet. Der Erfolg kann Gewinn oder Verlust sein. Nun gut. Der Unterhaltungs- und Informationsgehalt dieser Beschreibung hält sich zugegebenermassen doch in sehr engen Grenzen. Aber Buchhaltung, respektive Buchführung, empfinden nun mal so einige auch eher als trockene, hie und da vielleicht sogar leicht verwirrende Materie. Nichtsdestotrotz: Ohne eine korrekte Buchhaltung kann kein Unternehmen geführt werden, geschweige denn auf Dauer bestehen. Wer seine Buchführung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff, heisst es ja schliesslich so schön.
Nur gut also, gibt es Experten, die helfend unter die Arme greifen können. Doch wann ergibt es für ein Unternehmen überhaupt Sinn, die Buchhaltung an eine externe Stelle abzugeben? Und was ist alles möglich, um die Buchhaltung und somit den ganzen Unternehmensprozess zu optimieren? «Die Grösse des Betriebes ist sicher mit entscheidend, da ab 30 bis 40 Mitarbeitenden eine externe Buchhaltung schlicht zu teuer ist», sagt Beat Ghilardi von Ghilardi Buchhaltungen in Steinhausen dazu.
Entscheidende Punkte
Es seien hauptsächlich nationale und internationale Kleinunternehmen im Dienstleistungsbereich, mit denen sie arbeiten und die sie beraten würden, erklärt Ghilardi. Doch ganz egal um welche Art von Betrieb es sich handeln würde, gäbe es gewisse Punkte, die überall gleichermassen beachtet werden müssten, um die Prozesse in der Lohnbuchhaltung und der Abrechnung ganz grundsätzlich zu optimieren, so der Experte weiter. «Eine sorgfältige und exakte Erfassung aller Belege ist so oder so unerlässlich und von grundsätzlicher Wichtigkeit», sagt Ghilardi. Schon alleine deshalb, damit Kontierung und Verbuchung reibungslos erfolgen könne.
Neben den ganz grundlegenden Punkten gibt es indes noch ein paar weitere Faktoren, die zu einer optimierten Buchhaltung führen können. So rät Ghilardi zum Beispiel zu einer konsequenten und detaillierten Erfassung aller Daten der Mitarbeitenden sowie zur Verarbeitung mit einer Lohnbuchhaltungssoftware mit dem Qualitätslabel swissdec certified (swissdec.ch). «Dadurch können die Berechnung und die Deklaration der pflichtigen Löhne korrekt erfolgen und per Knopfdruck an die zuständigen Behörden wie Ausgleichskasse, SUVA oder den Steuerverwaltungen übermittelt werden», erklärt Ghilardi.
Die Buchhaltung ist alles andere als ein Kinderspiel
So weit, so gut. Eine korrekt geführte Buchhaltung entscheidet über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens. Schliesslich geht es um nichts weniger als um die Existenzfrage. Doch weshalb eigentlich in Treuhandberatungen und -unterstützungen investieren, wenn die einfachste Lösung doch scheinbar so nahe liegt. Immerhin jagt im Internet ein Online-Buchhaltungshilfe-Angebot das nächste. Von «Buchhaltung als Kinderspiel» und «Buchführung im Eilzugstempo» ist da zum Beispiel die Rede.
Allerdings sind Anpreisungen, die auf eine möglichst rasante Bearbeitung hinzielen, ganz grundsätzlich einmal mit einer gewissen Skepsis zu betrachten. Denn in der Welt der trockenen Zahlenspiele geht es in erster Linie wohl kaum um Geschwindigkeitsrekorde. Hier sind viel mehr Zeit, Geduld, Muse und vor allem Exaktheit gefragt. Doch wenn von einer Online-Buchhaltung als «Kinderspiel» die Rede ist, lässt das zumindest einmal aufhorchen. Beat Ghilardi will diesbezüglich die Online-Angebote zwar nicht per se schlecht reden, eine dezidierte Meinung hierzu hat er allerdings sehr wohl. «Ich kann und will es zwar nicht abschliessend beurteilen, ich meine jedoch, dass es nicht möglich ist, mit einer Online-Buchhaltung eine professionelle Bilanz, respektive eine professionelle Erfolgsrechnung zu erstellen», sagt er klar.
Eine exakte Erfassung aller Belege ist so oder so unerlässlich. Buchhaltung lässt keine Fehler zu.
Fakt ist, das Feld der Buchhaltung ist und bleibt ein nicht immer ganz einfaches und vor allem eines, das keine Fehler zulässt. Und mit den im vergangenen Jahr geänderten gesetzlichen Vorschriften für Schweizer Buchhaltungen – unter anderem geben die Behörden seit dieser Änderung auch Darstellungsformen sowie zusätzliche Mehrwertsteuer-Vorschriften vor – wird die Situation für Unternehmer sicherlich nicht eben einfacher. Doch, und das ist der entscheidende Punkt, auch wenn die Materie trocken und bisweilen komplex erscheint: Die Buchführung ist für ein Unternehmen ohne Wenn und Aber das wichtigste Informationsmittel in Sachen Erfolg. Denn Zahlen lügen bekanntlich nicht – sofern sie denn korrekt sind.
Text: Franco Brunner
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