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Flottenmanagement spart Zeit und Geld

24.02.2016
von Gerold Bruetsch-Prevot

Das Flottenmanagement gehört meistens nicht zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens. Es gibt verschiedene Wege, eine Fahrzeugflotte effizient und kostengünstig zu bewirtschaften.

Ab mehr als einem Fahrzeug spricht man von einer Flotte – mit dem Begriff bezeichnet man die Gesamtheit aller Fahrzeuge eines Unternehmens. Die Flotte wird von einer Stelle aus verwaltet; Investitionen, Service und Versicherung der Fahrzeuge werden zudem zentral abgewickelt. Nicht überall professionell – oft wird die Betreuung der Fahrzeuge der Personalabteilung anvertraut. Hier werden die Autos aber mehr verwaltet als bewirtschaftet, weil das Personal dazu meistens auch nicht ausgebildet ist. Oft sind die effektiven Kosten für den Fuhrpark variabel oder gar nicht erst bekannt. Und auch der personelle Aufwand wird vielfach unterschätzt. Ein professionelles Flottenmanagement hat vor allem für Firmen mit vielen Fahrzeugen grosses Einsparpotenzial. Also für die Fahrzeuge einer grossen Aussendienstorganisation, von Taxiunternehmen, Autovermietungen, der Polizei etc.

Outsourcing: Zeit und Kosten sparen

Das Flottenmanagement lässt sich vertraglich gut regeln und auslagern. Denn bei einer professionell verwalteten Flotte sind die Kosten immer transparent und langfristig planbar – für jedes einzelne Fahrzeug. Und die eingesparten finanziellen und personellen Mittel können anderweitig eingesetzt werden. Bei der Wahl eines Partners kann der Umfang genau festgelegt werden: Möglich ist ein Full-Service-Flottenmanagement oder die Auslagerung einzelner Servicemodule. Professionelle Anbieter analysieren zuerst die Mobilitätsbedürfnisse einer Firma und stellen dann ein auf diese Anforderungen zugeschnittenes Flottenmanagement zusammen. Das komplette Outsourcing umfasst sämtliche Punkte von der Fahrzeugbeschaffung, Finanzierung, dem Service, Reparaturen-, Reifen- und Benzinmanagement, dem Schaden- und Versicherungsmanagement bis hin zum Wiederverkauf beziehungsweise der Entsorgung der Fahrzeuge.

Profis kaufen besser ein

Ein weiterer Vorteil ist sicher, dass die professionellen Flottenmanager aufgrund ihrer Grösse eine gewisse Marktmacht haben und bessere Konditionen erzielen. Deshalb empfiehlt es sich, die Flotte einem Grossen der Branche anzuvertrauen. So kann man die Fahrzeuge günstiger einkaufen (oder finanzieren). Aber auch für alle anderen Dienstleistungen rund ums Auto wie Service, Reifen oder auch Versicherungen können so bessere Konditionen ausgehandelt werden. Auch verfügen die professionellen Anbieter über ein grosses Marktwissen und können auch die Erfahrungen anderer Kunden weitergeben. Das ist ein sicherer Weg, um Fehlinvestitionen zu vermeiden oder auch um Trends und neue Entwicklungen nicht zu verpassen. Denn ein Outsourcing lohnt sich erfahrungsgemäss ab einer Flottengrösse von 20 Fahrzeugen. In manchen Fällen kann Outsourcing schon bei einem kleineren Fahrzeugbedarf Sinn ergeben. Hertz beispielsweise bietet nicht nur zeitnah Nutzfahrzeuge wie Laster und Transporter an, sondern auch Limousinen für repräsentative Zwecke sowie Sportwagen.

Flottenmanagement: Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Vor allem für Transportunternehmen, Kurierdienste, Taxiunternehmen und auch den öffentlichen Verkehr ist es wichtig, die Fahrzeugflotte optimal einzusetzen. Dabei geht es immer darum, die Fahrten auf ein Minimum zu reduzieren. Moderne, GPS-gesteuerte Applikationen sind die Basis dazu, den Fuhrpark optimal einzusetzen. Die Fahrzeuge kann man auf dem Bildschirm orten – der Standort jedes Fahrzeuges ist also auf einer Landkarte sichtbar, wie auch die gefahrene Strecke als Spur auf der Karte. Das ermöglicht viele Auswertungen über Fahr- und Leerzeiten, Fahrverhalten und Geschwindigkeiten.

Auch die Wegstrecken kann man analysieren, wie auch Stau oder andere Ereignisse. Die Zentrale ist mit den Fahrern und Fahrerinnen immer im Kontakt. So kann man aktuelle Daten und Informationen immer sofort übermitteln. Dank dieser Echtzeit-Steuerung kann man zum Beispiel in einem Transportunternehmen die angefahrenen Lade- und Abladeorte überprüfen und automatisch Arbeitsrapporte erstellen. So ist die Disposition immer auf dem Laufenden, wer wann was wohin transportiert hat. So lassen sich unnötige Umwege und Leerfahrten vermeiden.

Flottenmanagement per Smartphone

Welches Fahrzeug ist näher an einer Zieladresse? Wo befinden sich meine Fahrzeuge? Wie hoch ist die aktuelle Temperatur im Laderaum? Sind meine Taxifahrzeuge frei oder besetzt? Steckt der Kurier im Stau? Disponenten können ihre Fahrzeuge oder ihren gesamten Fuhrpark von unterwegs online verwalten und Fahraufträge oder Nachrichten direkt an die Fahrer senden. Die App ist ein vollwertiges Programm, das ein komplettes Flottenmanagement ermöglicht und den mobilen Zugriff auf die Position und den aktuellen Zustand aller im Fuhrpark befindlichen Fahrzeuge. Die Aktualisierung erfolgt im Sekundentakt, was eine echte Live-Verfolgung der Fahrzeuge über das Handy erlaubt. Schwere Zeiten kommen auch auf Autodiebe zu: Wird ein Auto gestohlen, kann es über GPS jederzeit geortet werden …

Derzeit meist noch klassisch

In den meisten Betrieben wird die Verwaltung und der logistische Einsatz der Fahrzeuge noch klassisch abgewickelt. Doch die digitalen Lösungen setzen sich mehr und mehr durch. Rechnet man richtig durch, lassen sich der Einbau der GPS-Geräte und Softwarekosten und -gebühren bald wieder im wahrsten Sinne des Wortes einfahren.

Text Gerold Brütsch-Prévôt

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