Prozessautomatisierung: Effizientes Arbeiten ohne menschliches Eingreifen
Alles muss immer schneller gehen. In der heutigen Welt wollen Kund:innen Produkte und Dienstleistungen von Unternehmen nicht nur zum bestmöglichen Preis, sondern auch in kürzester Zeit erhalten. Prozessautomatisierung kann bei dieser Entwicklung eine entscheidende Rolle übernehmen.
Die Prozessautomatisierung bezeichnet die Verwendung von Technologien, um wiederholbare Geschäftsprozesse oder Aufgaben ohne menschliches Eingreifen zu automatisieren. Ihre Wurzeln reichen weit zurück, bis zu den Anfängen der industriellen Revolution im 18. Jahrhundert. Die Mechanisierung von Produktionsprozessen begann mit der Einführung der Dampfmaschine und des mechanischen Webstuhls. Diese Erfindungen markieren den Beginn einer Ära, in der Maschinen menschliche Arbeit ersetzen, weil sie Produktionsprozesse effizienter durchführen.
Im 19. Jahrhundert wurden elektrische Antriebe und Steuerungssysteme eingeführt, die die Automatisierung weiter vorantrieben. Fabriken begannen, sich von manueller Arbeit zu lösen und stellten sich auf automatisierte Produktionsprozesse um. Dieser Trend setzte sich im 20. Jahrhundert fort, wobei Computersteuerungen und programmierbare Logikcontroller (PLC) die Automatisierung auf eine neue Stufe hoben.
Roboter, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen
In der heutigen Geschäftswelt nimmt die Robotic Process Automation (RPA) eine herausragende Stellung ein. RPA-Systeme nutzen Software-Roboter, um repetitive Geschäftsprozesse zu automatisieren. Diese reichen von einfachen Dateneingabeaufgaben bis hin zu komplexen, regelbasierten Prozessen. Unternehmen profitieren von einer erheblichen Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und einer beschleunigten Bearbeitungszeit.
Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) in die Prozessautomatisierung eröffnet völlig neue Möglichkeiten. Fortschrittliche Algorithmen, die mit qualitativen Daten gefüttert wurden, ermöglichen es Systemen, Muster zu erkennen, Entscheidungen zu treffen und sich selbst zu optimieren. Grundsätzlich ist das Ziel immer, die Effizienz von Abläufen zu steigern, die Fehleranzahl zu reduzieren und den Einsatz von Ressourcen zu optimieren.
Ein anschauliches Beispiel für die Prozessautomatisierung im Kund:innenservice:
Ein Unternehmen betreibt einen Onlineshop, der täglich eine Vielzahl von Bestellungen verarbeitet. Um einen effizienten Service zu gewährleisten, setzt das Unternehmen auf die Automatisierung von bestimmten Prozessen.
- Bestellungsannahme: Sobald ein:e Kund:in eine Bestellung aufgibt, wird diese automatisch im System erfasst.
- Bestandsüberprüfung: Das System überprüft automatisch den Lagerbestand der bestellten Produkte. Bei niedrigem Lagerbestand oder drohender Überverkaufssituation wird das Lager automatisch benachrichtigt, um rechtzeitig Nachschub zu organisieren.
- Versandvorbereitung: Automatisierte Prozesse können beim Druck von Versandetiketten, der Zuweisung von Versanddienstleistern und der Erstellung von Versanddokumenten hilfreich sein. Sie beschleunigen den Versandprozess erheblich.
- Sendungsverfolgung: Durch die Integration von IoT und automatisierter Datenverarbeitung kann der Versandstatus jeder Sendung in Echtzeit verfolgt werden. Kund:innen erhalten automatische Benachrichtigungen über den Versandstatus einschliesslich voraussichtlicher Lieferzeiten.
- Kund:innensupport: Falls Kund:innen dennoch Hilfe benötigen, kann ein Chatbot oder ein automatisiertes Ticketsystem eingesetzt werden, um häufig gestellte Fragen zu beantworten oder Anfragen an die richtigen Kund:innendienstmitarbeitenden weiterzuleiten.
Diese Schritte können durch Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden. Dadurch werden menschliche Eingriffe auf ein Minimum reduziert.
Prozessautomatisierung in weiteren Branchen
Im Finanzwesen können Prozessautomatisierungstechnologien wie RPA dafür eingesetzt werden, um repetitive Aufgaben im Zusammenhang mit der Transaktionsverarbeitung zu automatisieren. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern minimiert auch Fehler, die bei einer manuellen Eingabe auftreten können.
Im Gesundheitswesen können Prozessautomatisierungstechnologien die Verwaltung von Patient:innendaten verbessern. Durch die automatische Erfassung und Aktualisierung können medizinische Fachkräfte die dadurch gewonnene Zeit für die Patient:innenversorgung nutzen. Auch eine automatische Dosierung und Ausgabe von Medikamenten kann Fehler reduzieren und die Sicherheit der Patient:innen verbessern.
In der Logistik kann die Automatisierung bei der Überwachung von Lagerbeständen, der Bestellungsabwicklung und der Lieferkette eine entscheidende Rolle spielen. Sensoren und automatisierte Systeme können Echtzeitdaten über den Lagerbestand liefern und dann automatisch Bestellungen auslösen. Darüber hinaus können Verkehrsdaten analysiert und optimierte Routen für die Lieferfahrzeuge vorgeschlagen werden. Dies führt zu kürzeren Lieferzeiten, geringerem Brennstoffverbrauch und reduzierten Kosten.
Bild iStockphoto/B4LLS
Befürchtungen und Chancen
Eine befürchtete Entwicklung, die mit der zunehmenden Prozessautomatisierung einhergeht, ist der Verlust von Arbeitsplätzen. Wenn immer mehr Aufgaben von Maschinen und Systemen übernommen werden, werden die menschlichen Arbeitskräfte dort nicht mehr benötigt. Gleichzeitig steigt jedoch der Bedarf an IT-Expert:innen, die sich um die Automatisierung von Prozessen und die Implementierung von Systemen kümmern. Mit der Zunahme vernetzter Geräte im Internet der Dinge (IoT) steigt auch das Risiko von Cyberangriffen. Hacker:innen könnten versuchen, in automatisierte Systeme einzudringen, um Daten zu stehlen, aber auch um Einfluss auf die ablaufenden Prozesse zu nehmen. Eine übermässige Automatisierung zum Beispiel im Kund:innenservice kann auch zu einem Verlust des persönlichen Kontakts und der menschlichen Interaktion führen, was sich negativ auf die Kund:innenerfahrung auswirken könnte.
Auf der anderen Seite ermöglicht die Prozessautomatisierung die Durchführung von Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit, die für manuelle Prozesse benötigt wird. Dadurch werden Effizienz und Produktivität erheblich gesteigert. Unternehmen können die Abhängigkeit von menschlichen Arbeitskräften bei Routineaufgaben minimieren und so Kosten einsparen. Zudem sind automatisierte Systeme in der Lage, Aufgaben mit hoher Präzision und Konsistenz auszuführen. Dadurch wird die Fehlerhäufigkeit im Vergleich zu manuellen Prozessen deutlich reduziert. Dank der Prozessautomatisierung können sich Mitarbeitende auf kreative, strategische und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit in redundante Tätigkeiten zu investieren.
Insgesamt bedeutet die Integration von Prozessautomatisierung in vielen verschiedenen Branchen eine Transformation von manuellen und zeitaufwendigen Prozessen hin zu effizienten, präzisen und kostengünstigen Arbeitsabläufen. Dies erfordert viel Know-how und Anpassungsbereitschaft von den Unternehmen und ihren Mitarbeitenden. Unternehmen, denen es gelingt, diese Technologien strategisch einzusetzen, stärken auf jeden Fall ihre Wettbewerbsfähigkeit und können sich auch in Zukunft besser an die Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft anpassen.
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