Rechnungsverarbeitung neu gedacht: Die Verbindung von künstlicher Intelligenz mit Immobiliendaten

Papierberge, manuelle Dateneingabe und langwierige Freigabeprozesse – in vielen Immobilienverwaltungen ist die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen auch heute noch mühsam und fehleranfällig. Dabei zeigt die Digitalisierung schon längst, wie es anders geht: Mit Smart.Invoice hat Garaio Rem eine Lösung entwickelt, die nicht nur künstliche Intelligenz nutzt, um Rechnungen automatisch zu erfassen – sondern die diesen Prozess erstmals konsequent mit den vorhandenen Daten aus der Immobilienbewirtschaftung verknüpft. Ein entscheidender Unterschied, der für Immobilienverwaltungen einen echten Produktivitätsgewinn bedeutet.

Denn wo viele Lösungen zur Rechnungsverarbeitung noch auf regel- oder template-basierte Ansätze oder auf KI allein setzen, denkt Smart.Invoice einen Schritt weiter. Die Rechnungsdaten werden direkt mit den Liegenschaften, Objekten, Verträgen oder Kreditoren in Garaio Rem abgeglichen – vollautomatisch. So erkennt das System nicht nur, was auf einer Rechnung steht, sondern versteht auch, wohin die Informationen gehören. Die Kombination aus leistungsfähiger Texterkennung und intelligenter Kontextlogik spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Fehlerquellen deutlich – etwa durch die automatische Erkennung von Dubletten oder die Validierung von Beträgen auf Basis von Verträgen oder Budgetvorgaben.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Rechnungen sich direkt im System freigeben und verbuchen lassen. Der gesamte Prozess von der Erfassung über die Prüfung bis zur Buchung und Archivierung läuft digital, revisionssicher und nachvollziehbar. Das macht die Arbeit nicht nur effizienter, sondern sorgt auch für Transparenz im Team. Rollenbasierte Freigaben, automatische Erinnerungen und ein durchgängiger Audit-Trail sind dabei selbstverständlich.

Die Einführung von Smart.Invoice ist dabei bewusst einfach gehalten. Bereits ab wenigen Hundert Rechnungen im Monat lohnt sich der Einsatz und die Lösung lässt sich ohne grossen Schulungsaufwand integrieren. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und fügt sich nahtlos in das gewohnte Garaio Rem Umfeld ein. So profitieren Sachbearbeitende und Führungskräfte vom ersten Tag an ohne lange Einarbeitung oder Systemwechsel.

Das Besondere an Smart.Invoice? Nicht die KI allein. Die eigentliche Innovation liegt in der nahtlosen Verknüpfung mit den bestehenden Garaio-Rem-Daten im ERP. Kein anderes System im Markt bietet aktuell diese Tiefe an Integration und damit so viel Automatisierung mit so wenig Aufwand. Dank dieser Verbindung können Rechnungen nicht nur schneller, sondern auch korrekter verarbeitet werden – inklusive intelligenter Kontierung, automatischer Objektzuordnung und fortlaufender Lernfähigkeit des Systems.

Garaio Rem zeigt mit Smart.Invoice, wie Digitalisierung in der Immobilienbranche konkret Mehrwert schafft: weniger Aufwand, mehr Kontrolle und vor allem mehr Zeit für das Wesentliche. Was früher Stunden dauerte, ist heute oft in wenigen Minuten erledigt – und das mit höherer Qualität.

Weitere Informationen unter garaio-rem.ch