Praktisch jede Firma führt ein Archiv. Doch oftmals handelt es sich dabei um einen Datenfriedhof, weil es an Struktur fehlt und das Durchsuchen des Archivs dadurch äusserst mühsam ausfällt. Hier setzt die Cent Systems AG an: Indem sie Intelligenz ins Archiv bringt, verwandelt sie den Datenfriedhof in einen Innovationsmotor.
Sascha Büchler
Leiter Innovation und Digital New Business Cent Systems AG
Herr Büchler, Cent Systems hilft Unternehmen als Digitalisierungspionierin dabei, einen digitalen Vorsprung zu gewinnen und aus seinen Daten Wertschöpfung zu ziehen. Wie fügt sich KI in diese Mission ein?
Künstliche Intelligenz eröffnet uns für unsere Mission spannende neue Chancen. Ende vergangenen Jahres haben wir mit «C-Smart Archive» ein neues Produkt lanciert, welches es erlaubt, ein unternehmerisches Archiv mit KI zu verbinden – und damit die Nutzungserfahrung sowie den Mehrwert des Archivs auf eine ganz neue Ebene anzuheben.
Wie kam es zur Idee hinter «C-Smart Archive»?
Bisher handelte es sich bei Daten, die in Archiven abgelegt werden, meist um «tote» Informationen. Dies, weil die Suche in einem Archiv häufig mühsam sowie unübersichtlich ist. Wir haben uns daher überlegt, wie wir unseren Kundinnen und Kunden dabei helfen können, das brachliegende Wissen zu nutzen, das in den Archiven schlummert. Die Schlüsselherausforderung bestand darin, die Suchfunktionen zu verbessern.
Und hier kommt KI ins Spiel?
Genau. Denn die Technologie macht es möglich, mit den Dokumenten zu «chatten». Dies ist beispielsweise im juristischen Umfeld, wo Dokumente oftmals einen enormen Umfang aufweisen, essenziell. Dank «C-Smart Archive» kann ich das System zum Beispiel anweisen, mir ein Management-Summary der Informationen zu erstellen und dabei den inhaltlichen Schwerpunkt auf das Thema «Haftung» zu legen. Oder ich weise die KI an, mir in einer Liste alle relevanten Rechnungspositionen chronologisch aufzulisten. Dies kann dann in einem smarten Bestellvorgang münden, bei dem mir das System aufzeigt, dass die Erhöhung der bestellten Stückzahlen zu einem zusätzlichen Rabatt führen könnte. Mit unserem Ansatz ermöglichen wir also sogar Archive, die «mitdenken».
Viele Schweizer KMU machen sich Sorgen, dass sie ihre Datenhoheit verlieren könnten.
Darum wird bei uns Swissness grossgeschrieben. Bei uns laufen alle Systeme auf einem Schweizer Tenant und auch unsere KI-Rechenleistung kann aus der Schweiz bezogen werden. Und da wir als Basis für unsere KI nicht auf grosse globale Large Language Models (LMM) setzen, sondern diese basierend auf den Dokumenten unserer Mandantinnen und Mandanten aufbauen, bleibt die Datenhoheit unserer Kundschaft gewährleistet. Da wir von Cent Systems ursprünglich aus dem Gesundheitsversichererumfeld kommen, ist Datensicherheit in unserer DNA verankert.
Wie machen Sie ein bestehendes Firmen-Archiv konkret smart?
Hierfür gibt es verschiedene Ansätze. Zuerst gilt es zu analysieren, welche Art von Archiv besteht und wie ein Unternehmen dieses nutzt. Dann stellt sich die Frage, ob man alle Informationen auf einmal in unsere cloudbasierte Lösung migrieren möchte, oder immer nur diejenigen Daten, die man aktuell verwendet. Dies schauen wir mit dem jeweiligen Unternehmen individuell an. Auch eine Integration in führende Systeme kann sich lohnen, etwa die Anbindung des Archivs an ein ERP wie Bexio, Salesforce oder SAP. Hier stehen wir Firmen ebenfalls als Partner zur Seite.
Die Daten allein machen die Suche aber noch nicht intelligent.
Das stimmt, deswegen trainieren wir das LMM auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kundenbetriebs hin. Unser System verfügt bereits über ein Grundwissen, welches wir dann um die unternehmensspezifischen Informationen erweitern. Anschliessend lernt es mit jeder hinzugefügten Information dazu – und wird quasi zum persönlichen Archivar/Bibliothekar des Unternehmens.
Können Sie uns einen typischen Use Case für die Implementierung von «C-Smart Archive» darlegen?
Jede Zusammenarbeit beginnt mit einer ersten, ausführlichen Beratung. Dabei bringen wir in Erfahrung, welche Arten von Dokumenten vorliegen und wie es um die branchen- und firmenspezifischen Vorgaben bestellt ist. Wir fassen dies anschliessend zusammen und schlagen für das neue Archivsystem direkt auch eine Ordnerstruktur vor. Dann definieren wir, nach welchen Attributen eine Suche ablaufen soll oder ob eine Volltextsuche gewünscht wird. Wir arbeiten dabei agil, schnell und KMU-freundlich. Darum kann man unser System auch kostenlos zwei Wochen lang testen und anschliessend eine rollende Implementierung umsetzen. Wir haben den Anspruch, dass ein KMU innerhalb eines Monats auf sein neues, smartes Archiv zugreifen kann.
Welche weiteren Dienstleistungen bietet die Cent Systems an?
Wir sind eine erfahrene BPO-Dienstleisterin (Business Process Outsourcing) und optimieren die Organisation sowie die Nutzung digitaler und physischer Eingangspost mit einem zuverlässigen Omnichannel-Input-Management. Wir begleiten sozusagen Informationen und Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Das Input-Management beinhaltet die Erfassung u. a. von E-Mails und Webformularen, das Scanning von Posteingangsdokumenten sowie die Umwandlung physischer Post in digitale Formate. Das schafft enorme Effizienzgewinne, spart Ressourcen und schafft Transparenz – wodurch sich oftmals unternehmerische Chancen offenbaren, die man andernfalls nicht erkannt hätte.
Weitere Informationen unter cent-systems.ch
Jetzt kostenlosen Demo-Zugang anfordern.
Schreibe einen Kommentar