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Business Künstliche Intelligenz

Human Resources ist im digitalen Wandel – und braucht ihn auch

05.01.2024
von Cedric Keiser

Viele Prozesse im Human Resources erfordern noch immer sehr viel manuellen Input. Durch technologische Weiterentwicklungen und künstliche Intelligenz könnten solche Aufwände stark reduziert werden. Im Arbeitnehmermarkt bieten KI-basierte Prozessoptimierungen die Möglichkeit, das Personalwesen von überflüssigen Aufgaben zu entlasten, mehr Zeit in die Mitarbeitenden zu investieren und ihnen ein besseres Erlebnis zu ermöglichen.

Human Resources (HR) hat zwei Aspekte. Einerseits geht es um den Menschen an sich: Human Resources muss sich um die Mitarbeitenden kümmern. Also für ein gutes, motivierendes und gesundes Arbeitsklima sorgen. Andererseits übernimmt das HR nicht-delegierbare Prozesse. Dazu gehören die Zeiterfassung oder die Kontrolle der Feriensaldi. Auch die Lohnabrechnung und -auszahlung muss gesetzeskonform durchgeführt werden. Diese administrativen Prozesse erfordern in der Regel viel Zeit und Aufwand. Ein Aufwand, der heute von neuen Technologien wie der künstlichen Intelligenz reduziert werden kann, und Zeit, die bei den Mitarbeitenden besser investiert werden kann.

Eine umfassende Lösung – der Traum aller HR-Leiter:innen

Im Bereich Human Resources gibt es viel Innovation, oft aber nur für isolierte Themen. Um Zeit zu gewinnen, braucht das HR eigentlich stark integrierte und international skalierbare Lösungen. Viele Personalabteilungen kaufen aber Einzellösungen mit unterschiedlichen Datenmodellen, die nicht zusammengeführt werden können. Dieses grosse Angebot an Einzellösungen und der Druck, mit der Digitalisierung Schritt zu halten, münden oftmals in einer Überforderung. Es existiert heute noch kein Tool, welches sämtliche HR-Prozesse abdeckt. Es gibt jedoch sogenannte Suiten, welche ein sehr breites Spektrum von Themen abdecken.

Wie legt man die Basis im HR?

Trotz des breiten Aufgabenspektrums ist vielen auf den ersten Blick nicht bewusst, dass das Personalwesen grundsätzlich für die Digitalisierungsbasis im Unternehmen zuständig ist. Mit den sogenannten Stammdaten legt das HR das Fundament für sämtliche Digitalisierungsprozesse, bei denen Mitarbeitende involviert sind. Basierend darauf wird fast alles Digitale gesteuert. Wer hat Zutritt zu welchen Einrichtungen oder wer bewilligt was im Einkauf? Je grösser und je internationaler ein Unternehmen ist, desto kritischer ist es, diese Daten sauber zu managen. Ansonsten resultieren hohe Aufwände und Betriebsrisiken.

Wie wird man modernen Anforderungen gerecht?

Vor allem im Talent-Bereich findet ein starkes Umdenken statt. Moderne Unternehmen gehen zum Beispiel weg von kompetenzbasierten Beurteilungsmodellen hin zu teamorientierten Zielsetzungsmodellen, die auf viel mehr Eigenverantwortung basieren. Hinzu kommt bei immer mehr Unternehmen ein sogenannter «Experience-Layer». Das heisst, dass das HR Instrumente einsetzt, um zum Beispiel Mikroumfragen ähnlich wie nach einer Uber-Fahrt, in Prozesse zu integrieren.

Wo kommt KI ins Spiel?

Dass man all diese Themen möglichst sauber und aus einem Guss digitalisiert erhält, nimmt einem keine KI der Welt ab. Der Aufwand lohnt sich aber. Einerseits integrieren die grossen Softwarehersteller spannende KI-Anwendungen direkt in ihre Suiten. Andererseits kann man als Unternehmen die digitalen Prozesse selbst mit KI-basierten Anwendungen ergänzen. Hier gibt es mittlerweile spannende Anwendungsfälle, mit denen man bereits heute experimentieren kann.

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Beispiele für den Einsatz von KI im HR:

Recruiting: KI kann für Screen-Ins verwendet werden. Das bedeutet, dass eine KI basierend auf definierten Kriterien grosse interne und externe Datenmengen absucht und geeignete Kandidat:innen vorschlägt.

Conversational AI für Spesen: Nach einem Geschäftsessen kriegt der/die Mitarbeitende direkt in einem Chat die Frage, ob er/sie das Essen abrechnen will. Der Chatbot fügt alle Teilnehmenden des Essens aus dem Kalendereintrag hinzu und fordert den Scan der Quittung an. Nach dem Scan wird die Quittung automatisch ausgelesen und der Speseneintrag der Spesenabrechnung hinzugefügt.

Wissensnetzwerke: Informationen aus Reglementen lassen sich heute einfach zugänglich machen. Eine Mitarbeiterin kann zum Beispiel eine Frage zu ihrem Feriensaldo stellen. Ein Chatbot teilt ihr basierend auf dem internen Reglement mit, wie viel Ferienanspruch sie hat. Aus dem Zeiterfassungssystem kann der Resturlaub direkt im Chat kommuniziert werden.

Moderne, aber faire Rekrutierung

Auch im Recruiting nimmt der Einsatz von künstlicher Intelligenz zu. Dieser muss jedoch fair erfolgen und darf Minderheiten in keiner Weise diskriminieren. Beim KI-unterstützen Screening kann es jedoch zu Diskriminierung kommen. Die Selektion von Bewerber:innen erfolgt jeweils nach bestimmten Kriterien. Die Daten dieses Selektionsprozesses basieren teilweise auf bestehenden und diskriminierenden Datensätzen, sodass die künstliche Intelligenz diese Diskriminierung reproduziert und damit Minderheiten benachteiligt. Der Einsatz von KI in solchen Prozessen muss deshalb bedacht vonstattengehen, um die Benachteiligung von Minderheiten zu verhindern.

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