13.8 C
Zürich
18 Mai 2021

Die Post digital verarbeiten – so einfach geht’s.

Bleibt die tägliche Briefpost im Unternehmen liegen? Ist die manuelle Verarbeitung der eingehenden Post träge, kostspielig oder gehen gar Informationen verloren? Ein digitaler Posteingang schafft Abhilfe. Die nachfolgenden Zeilen zeigen, wie einfach Unternehmen mit den standardisierten Posteingangslösungen vom Experten Arcplace profitieren können. 

Aufgrund der aktuellen Situation arbeiten viele Arbeitnehmende im Homeoffice. Eine effiziente Verarbeitung und Verteilung der täglichen Briefpost scheinen schier unmöglich. Mit einem digitalen Posteingang lässt sich eine zentrale Eingangspforte schaffen, die es erlaubt, eingehende papierbasierte und digitale Informationen so zu erfassen, dass sie automatisiert elektronisch im Unternehmen verteilt, nachvollziehbar bearbeitet und letztendlich rechtskonform archiviert werden können. 

Der Kleine mit grosser Wirkung

Mit dem standardisierten Posteingang «Service Light» von Arcplace erhalten Unternehmen die tägliche Briefpost auf dem digitalen Weg und können sie so schnell und einfach weiterverarbeiten. Sie müssen bei der Post nur eine Umleitung ihrer Briefsendungen ans Arcplace Scan & BPO (Business Process Outsourcing) Center in Glattbrugg beantragen und schon sind sie startklar. Die von Arcplace empfangenen Briefe werden verarbeitet und aus jedem Umschlagsinhalt wird eine PDF/A Datei inklusive OCR erstellt. Im Anschluss wird die elektronische Post via SFTP Server oder per E-Mail an die Kundschaft geschickt. Die Rücksendung der physischen Originale erfolgt auf wöchentlicher Basis oder Arcplace vernichtet diese nach 30 Arbeitstagen datenschutzkonform. Der «Service Light» kann innert Wochenfrist umgesetzt und jederzeit individuell ausgebaut werden.

Automatisiert, skalierbar und schlank

Etwas weiter geht der «Service Smart». Damit erhalten Unternehmen eine schlanke, automatisierte und skalierbare Prozesslösung für die tägliche Verarbeitung ihrer Eingangspost. Sobald die Post im Scan & BPO Center eintrifft, werden die Sendungen nach allgemeinen sowie individuellen Regeln (Blacklist) verarbeitet. Die Dokumente werden mit Hilfe von künstlicher Intelligenz automatisiert klassifiziert, die wichtigsten Informationen extrahiert und als Metadaten mitgeliefert. Nebst physischen Sendungen können in diesem Service auch elek-
tronische Sendungen verarbeitet werden. 

Das massgeschneiderte Gesamtpaket

Neben den standardisierten Services «Light» und «Smart» bietet Arcplace auch komplett individualisierte Lösungen an. Dieser massgeschneiderte Ansatz bietet Unternehmen ein hybrides Umfeld mit einem integralen, erweiterbaren und skalierbaren Service. Die digitalen Posteingangslösungen können inhouse implementiert, als kompletter Service oder in einer Mischform bezogen werden. Arcplace digitalisiert seit 2011 erfolgreich Posteingänge und verarbeitet mit ihren Services mehrere tausend Briefsendungen täglich. Dabei setzt Arcplace auf hochmoderne Infrastruktur, state-of-the-art Technologieansätze basierend auf künstlicher Intelligenz sowie moderne Reporting- und Statistik-Tools.

Warum sich umsteigen lohnt

Ein digitaler Posteingang führt zu schnelleren Reaktionszeiten, Fehlerquellen werden eliminiert, die Transparenz erhöht und die Prozessdurchlaufzeiten verringert. Alles zusammen führt zu wertvollen Kostenersparnissen. Gleichzeitig erhalten die Unternehmen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Informationen. Und das sind nur einige der Vorteile. Wir beraten Sie gerne.

Über Arcplace

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO-27001-Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

www.arcplace.ch
info@arcplace.ch
+41 44 501 22 00

Lesen Sie mehr.

Fit fürs Bewerbungsgespräch

Der neue Traumjob ist zum Greifen nah. Nur noch eine letzte Hürde gilt es zu überwinden. Die einen trumpfen nun richtig auf, für andere bedeutet es trotz besten Qualifikationen leider Endstation: Das Vorstellungsgespräch ist das «Zünglein an der Waage».

Dank modernen Hörsystemen zu mehr Lebensqualität

Verminderte Hörfähigkeit...

Einbruchsicherheit für Unternehmen

Opfer von Einbrüchen haben nicht nur mit dem materialistischen Schaden zu kämpfen. Betroffene fühlen sich danach nicht mehr wohl, sind unsicher oder haben sogar Angst. Deshalb ist es wichtig, Einbrüchen bestmöglich vorzubeugen – auch als Arbeitsgeber.

Erben und Immobilien

Die felderspälti...

Archiv.

Mut zur Farbe in der Wohnungseinrichtung

Wir kleiden uns bunt, fahren ein Auto in unserem Lieblingsrot und umgeben uns gerne mit fröhlichen Farben – doch beim Wohnen verlassen...