Mikrodigitalisierung: Wie sich mit KI die «Schatten-IT» ausleuchten lässt

Unternehmen haben ihre Kernprozesse digitalisiert und Software für die geschäftskritischen Prozesse im Einsatz. Doch «rings um diese Sonnensysteme gibt es kleine, schattige Planeten, die in Excel-Applikationen oder alten Datenbanken leben», weiss Rafael Perez aus seinem täglichen Kundenkontakt. Als Verwaltungsratspräsident und Mitglied der Geschäftsleitung schafft er zusammen mit dem rund 20-köpfigen Team der Bitforge AG Softwarelösungen. Mit der steigenden Qualität von KI-unterstützter Softwareentwicklung bildet sich an der Zürcher Zeughausstrasse aktuell ein neuer Geschäftszweig heraus: die Mikrodigitalisierung der «Schatten-IT».

Rafael Perez Süess
Verwaltungsratspräsident

«Unser Geschäftsmodell ist eigentlich Hirnstunden mal Franken», fasst Rafael Perez zusammen, wie die Bitforge AG in der Regel ihre Offerten entwickelt, sofern sie mit der Kundschaft keinen Fixpreis vereinbart. Noch bis vor einem Jahr galten Mikrodigitalisierungsprojekte als unwirtschaftlich und verschwanden in der Schublade. Auch wenn die Fehleranfälligkeit hoch und die Arbeitsschritte mühsam waren, blieben Unternehmen bei ihren «Excel-Prozessen», weil die mit einer «echten Digitalisierung» erzielbare Wertschöpfung in keinem Verhältnis zu den Kosten für all die «Hirnzeit» standen.

«Und jetzt haben wir die Möglichkeit, kleine isolierte Prozesse im Nu zu digitalisieren», so Perez. Erwachsen ist diese daraus, dass Large Language Models (LLM) und KI-unterstützte Softwareentwicklung die benötigte Arbeitszeit erheblich reduzieren können.

Pilotprojekt: Der B2B-Underwriting-Prozess einer Krankenversicherung

Als die Bitforge AG die Chancen erkannte, die in der Mikrodigitalisierung mit KI liegen, wandte sich Rafael Perez unter anderem an eine grössere Krankenversicherung, um gegebenenfalls mit ihr zusammen die Idee zu testen. Mit Firmenkunden schliesst diese zum Beispiel Krankentaggeld- und Unfallversicherungen ab. Im Rahmen dieses B2B-Underwriting-Prozesses berechneten Sachbearbeitende anhand von Jahresprognosen und Risikobetrachtungen die anzusetzenden Prämien in einer Excel-Tabelle mit vielen Tabs. Anschliessend überprüfte die oder der Vorgesetzte die Tabelle, regte Anpassungen an, die man wiederum in Excel umsetzte. Mit der Geschäftsleitung wiederholte sich dieser Vorgang je nach Kunde.

«Am Schluss nimmt die Geschäftsleitung diese Excel-Tabelle und baut sozusagen von Hand eine Offerte daraus», erläutert Rafael Perez. «Mit dieser Offerte wird dann beim Kunden die effektive Prämie schliesslich verhandelt.» Anschliessend muss die Prämie für die Rechnungserstellung manuell ins CRM übertragen werden, alles in allem ein ziemlich fehleranfälliger, undokumentierter und nicht nachvollziehbarer Prozess.

«Und ein Jahr später beginnt das Rösslispiel von neuem. Dann fragt man sich, welche der Versionen der alten Excel-Tabelle, die vielleicht ‹.final› oder ‹.finalfinal› heissen, eigentlich die richtige ist: ein Riesendurcheinander.» Sollten Änderungen an der Kalkulation vorgenommen werden, war die Firma auf die Person angewiesen, die die ursprünglichen Berechnungen erstellt hatte, weil die Formeln inzwischen so durcheinandergeraten waren, «dass das kein Mensch mehr durchschaute». Für den Prozess bedeutete das: Verliess die Person, die die Berechnungen erstellt hatte, das Unternehmen, liess er sich nicht mehr rekonstruieren.

Die Versicherung durchläuft dieses Verfahren jedes Jahr für mehrere Tausend grosse Bestands- und zusätzlich Neukunden. Um hier zu unterstützen, liessen Rafael Perez und sein Team sich den Prozess innerhalb einer Stunde genau erläutern. Innerhalb von fünf Tagen bauten die Entwickler:innen eine Web-Applikation, die den gesamten Workflow abbildet und in die Umsysteme integriert ist. Noch befindet er sich in der Testphase und ist noch nicht in die unternehmensinterne IT implementiert, wie Perez erklärt: «Im Moment läuft das als Piratenschiff. Zusammen mit der Geschäftsleitung des Kunden haben wir jetzt einen Plan aufgebaut, wie wir aus dem Piratenschiff bald einen Passagiertransport machen können.»

Selbst eine grosse Versicherung konnte sich nur für eine solche Mikrodigitalisierung entscheiden, weil KI die Entwicklungsarbeit erheblich beschleunigt hat. Doch noch ganz andere Benefits erkennt Rafael Perez in dieser Form der Entwicklung für kleine und mittlere Unternehmen, wie er im Interview verrät.

Herr Perez, welche Chancen sehen Sie für KMU in der Mikrodigitalisierung mithilfe von KI?

Dass wir in wenigen Stunden mehr Output schaffen als bisher, ermöglicht uns Geschäftsmodelle nach einem «Value-based» Ansatz. Führt unsere Software beim Kunden also zu einem Effizienzgewinn von beispielsweise 40 000 Franken im Jahr, können wir uns diesen «Gewinn» teilen und jährlich 20 000 Franken verrechnen, also eine Summe, die auch ein kleines Unternehmen stemmen kann. Zuvor hatten KMU nie die Möglichkeit, sich echte Digitalisierung ins Haus zu holen. Gleichzeitig sind grosse Softwareunternehmen häufig zu starr in ihren Prozessen, um mit KI so zu experimentieren und Aufträge in fünfstelliger Höhe lohnen sich für sie nicht. Was wir bieten, ist also Power from SME to SME.

Auch ist die IT in kleinen Unternehmen häufig flexibler. Typischerweise mag die IT in Grossunternehmen keine neuen Dinge, weil sie mit Zusatzaufwand verbunden sind. Wichtig ist aber, dass unsere Software am Schluss unter der Kontrolle des Kunden läuft und kein zusätzliches System ist.

KI-Anwendungen sind keine unumstrittenen Tools. Wie stehen Sie zu der omnipräsenten Skepsis.

Etwas, das KI wirklich nicht kann, ist zu sagen, dass sie etwas nicht kann. Und das ist das grösste Problem: Sie macht immer etwas und hat kein Gewissen.
Ich bin ein grosser KI-Kritiker. In meinem Berufsalltag werde ich mit vielen KI-geschriebenen Verkaufsanfragen und auch mit «KI Slop», mit dieser Schludrigkeit, konfrontiert. Wenn du einen Prompt schreibst, wird zuerst ein Zufallswert als Kondensationskern gebildet und um diesen herum wird aufgrund der Wahrscheinlichkeiten etwas grammatikalisch Sinnvolles gemacht.

Der deutsche Text ist dann grammatikalisch korrekt. Das Komma steht an der richtigen Stelle und die Grossschreibung ist richtig, weil die Trainingsdaten gut genug waren. Aber der semantische Output ist grottenschlecht. Wenn man aber keinen Text auf Deutsch produzieren lässt, sondern in einer Programmiersprache, geht es nicht darum, dass er semantisch wunderschön ist, sondern dass er grammatikalisch korrekt ist und die Software kompiliert, und das tut sie eben.

Kann ein Unternehmen die benötigte Software mithilfe von KI dann nicht selbst schreiben?

Um zu kontrollieren, ob die erstellte Software genau das tut, was man tatsächlich wollte, braucht es immer noch viel Know-how in Software-Entwicklung und -Architekturen, also eine Softwareentwicklerin oder einen Softwareentwickler. Deshalb ist es für die Kunden nicht so einfach möglich, für 100 Franken im Monat eine Claude-Lizenz zu kaufen und die eigene Schatten-IT selbst zu digitalisieren. Das endet ziemlich schnell, weil die Kompetenz fehlt, den Algorithmus zu überprüfen und auch die richtigen Prompts und Einstellungen vorzunehmen.

Anschliessend muss man die Software zum Leben erwecken. Sie muss nicht nur auf dem Laptop funktionieren, auf dem sie entwickelt wurde, sondern unternehmensweit. Dafür muss man sie zum Beispiel auf einen Server übertragen, also auf ein Backend-System.

Die KI-Skepsis bezieht sich nicht nur auf die Qualität des Outputs. Wie gehen Sie mit Unternehmen um, die die Entwicklung mit KI ablehnen?

Es gibt viele Gründe, auf KI zu verzichten, insbesondere im Bereich der Regulatorik. Nicht jeder Kunde möchte, dass sein Geschäftsgeheimnis – wenn man so will – irgendwo in den USA in einem LLM-Datencenter endet. Diese Technologie lässt sich nicht immer anwenden und das ist ein wichtiger Punkt. Teilweise lassen sich die Daten anonymisieren, indem man etwa den Elefanten in Stücke aufteilt, die so klein sind, dass sie keinem Elefanten mehr zugeordnet werden können. Möchte ein Kunde eine reine Bio-Entwicklung, bei der ein Developmentteam ohne Agentic Development sein Hirn ganz allein in die Tasten haut, bieten wir das als klassische Dienstleistung natürlich weiterhin an. In der Regel wird heute einfach hybrid entwickelt: KI unterstützt und verschnellert die Entwicklung. Ich gehe davon aus, dass dieses Geschäftsmodell auch weiterhin bestehen bleibt.

Welche Tools verwenden Sie als Bitforge für Ihre Entwicklungen?

Wir verwenden bei Bitforge für die Softwareentwicklung hauptsächlich «Claude» von Anthropic, eine Firma, die LLMs entwickelt. Das erste Modell, das fragwürdige Bekanntheit erlangte, war «Mythos». Es kann Sicherheitsschwachstellen erkennen und angreifen und wurde deshalb von der US-Regierung als Gefährdung blockiert. Lediglich Unternehmen wie Microsoft durften Mythos ausprobieren, um die eigenen Schwachstellen zu finden.

Einige Monate später hat Anthropic «Fable 5» veröffentlicht. Spannend war, dass wir das hier im Büro am eigenen Leib erlebt haben. Als es herauskam, haben wir festgestellt, dass diese Entwicklung auf einem neuen Level stattfand, weil sie noch mehr noch besser konnte als andere KI-Tools. Kurz darauf hat die amerikanische Regierung auch dieses Modell mit einer Exportkontrolle verboten. Seit einigen Tagen ist es nun aber wieder erhältlich.

Wir verwenden aber auch weitere KI-Tools für anderes als die Softwareentwicklung, z. B. Gemini von Google oder Firebase Studio, Canva Magic Design und Fine für Designs. Ich habe beispielsweise mit Claude eine Messenger-App entwickelt, inklusive dem UI. Damit kann ich Videos, Bilder und Texte übermitteln, ohne dass die Daten gefährdet sind. Alles liegt auf einem eigenen Server. Das können wir als Firma jetzt verkaufen.

Wie stellen Sie sich die nähere Zukunft in Bezug auf Mikrodigitalisierung vor?

Was ich erreichen möchte, ist, dass sich jetzt auch kleine und mittlere pilotwillige Unternehmen trauen, mich anzurufen und zu sagen: «Hey, ich hätte da einen Mikroprozess, der mühsam und fehleranfällig ist. Könnt ihr mir helfen?» All die grossen Workflows sind ausgeleuchtet. Daneben gibt es viele schattige und verstaubte Uraltsysteme. Die können wir jetzt neu ausleuchten und ihnen ein modernes digitales Leben einhauchen.

Weitere Informationen unter:
bitforge.ch/kmu-ai