KI verspricht Unternehmen mehr Produktivität. Doch ohne Ordnung in den eigenen Informationen bleibt ihr Potenzial begrenzt. Wer Wissen nicht findet, kann es auch nicht nutzen. Oder wie Sascha Büchler von der Cent Systems AG sagt: «Ein Haus baut man nicht beim Dach, sondern beim Fundament.» Der CTO und Mitglied der Geschäftsleitung begleitet seit Jahren KMU bei der Digitalisierung von Dokumenten- und Wissensprozessen. Er weiss, weshalb strukturierte Archivierung heute weit mehr ist als eine digitale Ablage – und warum sie zur Grundlage erfolgreicher KI-Projekte wird.
Herr Büchler, weshalb ist ein strukturiertes Archiv heute wichtiger als der nächste KI-Assistent?
KI kann Prozesse beschleunigen und Mitarbeitende unterstützen. Aber wenn sie auf einer unvollständigen Informationsgrundlage arbeitet, wird nicht besser entschieden, sondern nur schneller falsch. Deshalb braucht es zuerst Ordnung im Unternehmenswissen. In unstrukturierten Dokumenten steckt viel Erfahrung aus der Vergangenheit: Verträge, Korrespondenz, Dossiers, Entscheide. Wenn diese Informationen sauber abgelegt und auffindbar sind, entsteht ein belastbares Wissensfundament. Darauf lassen sich später KI-Agenten sinnvoll aufbauen.
Wo liegen in KMU die grössten Probleme?
Oft weiss ein Unternehmen nicht genau, welche Informationen vorhanden sind. Es gibt ein offizielles Archiv, dazu Schattenablagen in Abteilungen, auf Fileservern oder in persönlichen Ordnern. Dann stellt sich schnell die Frage: Welche Version eines Vertrags ist gültig? Liegt sie im Einkauf, bei der Geschäftsführung, in der IT oder noch im Papierarchiv? Ein digitales Archiv schafft einen verbindlichen Ort. Dort liegt die aktuelle, gültige Version und Mitarbeitende können standortunabhängig darauf zugreifen. Das spart Zeit und schafft Sicherheit. Hinzu kommt Compliance: In der Praxis lassen sich die allermeisten Unternehmensdokumente digital archivieren, wenn das Archiv die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Unser Archiv ist ab Nutzung GeBüV-zertifiziert.
Archivsysteme galten lange als digitale Ablage. Was verändert sich gerade?
Der Anspruch steigt. Unternehmen wollen Dokumente nicht nur speichern, sondern Wissen daraus nutzen. Ein Archiv wird dadurch zur Wissensplattform. Man kann mit einem Vertrag arbeiten, statt ihn mühsam Seite für Seite zu lesen. Wenn etwa ein Service-Level-Agreement verletzt wurde, kann eine Mitarbeiterin direkt im Dokument nachfragen, welche Regelung gilt. Ähnlich funktioniert es bei ganzen Dossiers: Verträge vergleichen, Kundendossiers auf Vollständigkeit prüfen oder im HR-Bereich ablaufende Zertifikate erkennen. KI ersetzt dabei nicht den Sachbearbeiter, sie befähigt ihn.
Wie wichtig ist Datensouveränität?
Sehr wichtig. Unternehmenswissen soll nicht unkontrolliert in globale Systeme abfliessen. Gerade KMU brauchen Lösungen, bei denen klar bleibt, wo Daten liegen, wer darauf zugreift und wie Mandanten getrennt sind. Bei uns findet die Softwareentwicklung in der Schweiz statt, der Datenstandort ist ebenfalls in der Schweiz. Swiss Digital Services und Swiss-Made-Software sind für uns deshalb nicht nur Labels, sondern ein Signal für Vertrauen und Souveränität.
Wer KI produktiv einsetzen will, braucht zuerst eine verlässliche Datenbasis. Ein digitales Archiv, idealerweise verbunden mit einem elektronischen Posteingang, ist dafür ein starker Startpunkt – Sascha Büchler, CTO und Mitglied der Geschäftsleitung
Cent Systems verbindet Archivierung auch mit ERP-Systemen und digitalen Signaturen. Warum ist Integration so entscheidend?
Weil Insellösungen den digitalen Arbeitsplatz ausbremsen. Ein ERP enthält strukturierte Daten, aber die eigentliche Datenwahrheit liegt häufig im Dokument: in der Rechnung, im Lieferschein, im Vertrag. Wenn das Archiv mit ERP- oder CRM-Systemen verbunden ist, kann man direkt aus dem Datensatz auf das rechtskonform archivierte Dokument zugreifen. Ähnlich ist es bei digitalen Signaturen: Sinnvoll ist, die Signatur direkt aus dem Archiv zu starten und das unterschriebene Dokument danach rechtskonform zu archivieren.
Viele KMU scheuen grosse Digitalisierungsprojekte. Wie gelingt der Einstieg?
Nicht jedes Unternehmen braucht den Big Bang. Wir arbeiten mit Templates für typische KMU-Dokumente und Aufbewahrungsfristen. Nach einem Initialisierungsworkshop kann eine erste Bereitstellung in kurzer Zeit erfolgen. Häufig startet man in der Finanzbuchhaltung, weil dort Dokumenttypen und Fristen klar geregelt sind. Danach wächst die Lösung Schritt für Schritt in weitere Bereiche. Wichtig ist das Gesamtbild, aber der Start muss überschaubar bleiben.
Was muss eine moderne Archivlösung mitbringen, damit sie zur Grundlage für KI wird?
Sie muss offen, integrierbar und sicher sein. Offen, damit andere Systeme oder spätere KI-Anwendungen auf das Wissen zugreifen können. Sicher, damit Unternehmenswissen geschützt bleibt. Eine Lösung muss unterschiedliche Suchgewohnheiten abholen: Attributsuche, Volltextsuche, Kontext im Dokument und für manche Nutzende auch eine vertraute Ordnerstruktur. Erst wenn Mitarbeitende die Lösung wirklich nutzen, entsteht der Mehrwert.
Was raten Sie Geschäftsleitungen, die nicht wissen, wo sie anfangen sollen?
Ein Haus baut man nicht beim Dach, sondern beim Fundament. Für die digitale Transformation gilt dasselbe. Wer KI produktiv einsetzen will, braucht zuerst eine verlässliche Datenbasis. Ein digitales Archiv, idealerweise verbunden mit einem elektronischen Posteingang, ist dafür ein starker Startpunkt. Es schafft Ordnung, macht vorhandenes Wissen sichtbar und legt die Grundlage dafür, dass KI praktisch nutzbar wird.
Weitere Informationen unter:
cent-systems.ch
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