Künstliche Intelligenz: Sofortige Effizienzsteigerung ist keine Zukunftsmusik mehr – Ein pragmatischer Weg für Unternehmen

Die Diskussion um künstliche Intelligenz (KI) dominiert die Schlagzeilen und Vorstandsetagen. Während Visionen von autonomen Systemen und komplexen Algorithmen oft mit jahrelangen Entwicklungszyklen und immensen Investitionen assoziiert werden, übersehen viele Unternehmen eine entscheidende Tatsache: Signifikante Effizienzsteigerungen durch KI sind bereits heute möglich – und das oft ohne eigene, kostspielige Entwicklungsarbeit. Peak Pioneers sehen täglich, wie Unternehmen zögern, den ersten Schritt zu tun, oft aus Respekt vor der Komplexität oder den vermeintlich hohen Einstiegshürden. Sie möchten hier eine pragmatische Perspektive aufzeigen, wie Firmen jeder Grösse KI-Potenziale sofort realisieren können, indem sie auf bereits existierende, leistungsstarke Business-Lösungen setzen.

Julian Wolf
Inhaber Peak Pioneers
KI Schulung & Beratung

Der Mythos der grossen KI-Projekte

Die Vorstellung, dass der Einstieg in KI zwangsläufig mit dem Aufbau eigener, grosser Datenpools, der Entwicklung massgeschneiderter Modelle und dem Etablieren umfangreicher KI-Governance-Strukturen beginnt, hält viele Unternehmen zurück. Zweifellos sind dies wichtige Aspekte einer langfristigen, tiefgreifenden KI-Strategie. Sie sollten jedoch nicht den ersten Schritt blockieren. Es gibt einen schnelleren, direkteren Weg, um Mitarbeitende mit KI vertraut zu machen und erste messbare Erfolge zu erzielen. Dieser Weg führt über die Nutzung fortschrittlicher, aber bereits verfügbarer KI-Werkzeuge, die speziell für den Unternehmenseinsatz konzipiert wurden. Mögliche Kandidaten sind nach der aktuellen Einschätzung von Peak Pioneers vor allem ChatGPT von OpenAI, Google Gemini oder Microsoft Copilot.

Finger weg von privaten Tools im Job

Aber Vorsicht, man sollte von der Nutzung von Consumer-Tools im Unternehmenskontext absehen. Es drohen empfindliche rechtliche Konsequenzen, besonders bei bestehenden NDAs («Non-Disclosure Agreements») und personenbezogenen Daten. Die sichere Lösung: die Nutzung von Business-Lizenzen für die oben genannten KI-Tools.

Im Gegensatz zu den für den Privatgebrauch konzipierten Versionen bieten die Business-Varianten dieser KI-Plattformen (z. B. ChatGPT Team oder Enterprise, Gemini für Workspace, Microsoft Copilot für Microsoft 365) erweiterte Sicherheits- und Datenschutzgarantien.

Entscheidend ist hierbei der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), oft auch als «Data Processing Agreement» (DPA) bezeichnet. Dieser Vertrag regelt klar, wie der Anbieter (z. B. OpenAI, Google, Microsoft) die Unternehmensdaten verarbeitet, dass diese nicht zum Training der allgemeinen Modelle verwendet werden und dass die geltenden Datenschutzgesetze (wie das Schweizer DSG oder die DSGVO) eingehalten werden.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie solche Business-Lizenzen erwerben und die entsprechenden Verträge prüfen und abschliessen. Dies schafft die notwendige rechtliche und technische Grundlage für einen sicheren KI-Einsatz.

Die Kraft verfügbarer Business-KI-Lösungen

Peak Pioneers haben aktuell drei Favoriten: robuste Plattformen, die sich nahtlos in bestehende Arbeitsumgebungen integrieren lassen und den Anforderungen von Unternehmen an Sicherheit, Datenschutz und Skalierbarkeit gerecht werden.

1. Custom GPTs von OpenAI: Während viele ChatGPT als allgemeines Konversationswerkzeug kennen, liegt die wahre Stärke für Unternehmen in der Erstellung sogenannter «Custom GPTs». Dies sind spezialisierte Versionen von ChatGPT, die auf spezifische Aufgaben, Prozesse oder Wissensdatenbanken eines Unternehmens zugeschnitten werden können – oft ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Ein Custom GPT kann beispielsweise darauf trainiert werden, interne Richtlinien zu erklären, Support-Anfragen basierend auf der Unternehmensdokumentation zu beantworten, Marketingtexte gemäss der Corporate Identity zu entwerfen oder komplexe Berichte zusammenzufassen. Die Entwicklung und Bereitstellung solcher Assistenten kann innerhalb weniger Tage erfolgen und sofortige Entlastung bei Routineaufgaben bringen.
2. Gems von Google Gemini (im Ökosystem von Google Workspace): Ähnlich wie Custom GPTs ermöglichen Gems in Google Gemini die Personalisierung des KI-Assistenten für spezifische Rollen oder Aufgaben. Ein «Gem» kann als persönlicher Projektmanager, kreativer Schreibpartner oder Datenanalyst konfiguriert werden. Für Unternehmen, die bereits stark in der Google Workspace (ehemals G Suite) verankert sind, bieten Gems eine intuitive Möglichkeit, KI direkt in Tools wie Google Docs, Sheets, Gmail und Meet zu integrieren. Die Erstellung von Meeting-Zusammenfassungen, die Analyse von Daten in Tabellen oder das Entwerfen von E-Mail-Kampagnen wird dadurch erheblich beschleunigt. Die Anpassung erfolgt ebenfalls benutzerfreundlich und schnell.
3. Copilot Studio (im Ökosystem von Microsoft 365): Microsoft hat mit Copilot eine KI-Integration geschaffen, die tief in das Microsoft-365-Universum (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) eingreift. Das Copilot Studio geht noch einen Schritt weiter: Es erlaubt Unternehmen, eigene Copiloten zu erstellen oder den bestehenden Copilot zu erweitern und anzupassen. Diese können mit eigenen Datenquellen (z. B. SharePoint-Seiten, Unternehmensdatenbanken) verbunden werden, um hochspezifische Antworten und Automatisierungen zu ermöglichen. Ob es darum geht, einen Copilot für den Kundenservice zu bauen, der auf interne Wissensdatenbanken zugreift, oder einen Assistenten für das HR, der Fragen zu Mitarbeiterleistungen beantwortet – das Copilot Studio bietet die Werkzeuge dafür, oft mit Low-Code- oder No-Code-Ansätzen.

Nahtlose Integration in bekannte Infrastruktur

Ein entscheidender Vorteil dieser Plattformen ist ihre Konzeption für die Integration in die am weitesten verbreiteten Business-Ökosysteme: Microsoft 365 und Google Workspace. Für Unternehmen, die bereits eines dieser Systeme nutzen, ist die Einführung vergleichsweise unkompliziert. Die KI-Funktionen erscheinen direkt in den gewohnten Anwendungen, was die Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeitenden enorm erleichtert.

Der schnelle Weg zu ersten Erfolgen: Wochen statt Jahre

Der pragmatische Ansatz, auf diese bestehenden Lösungen zu setzen, ermöglicht es Unternehmen, innerhalb weniger Wochen spürbare Effizienzgewinne zu realisieren. Man stelle sich vor:

• Ein Marketing-Team nutzt einen Custom GPT, um erste Entwürfe für Social-Media-Posts zu generieren, basierend auf den neuesten Produktinformationen.
• Ein Vertriebsmitarbeiter lässt sich von Copilot in Outlook E-Mail-Antworten vorschlagen und in Teams Meeting-Protokolle zusammenfassen.
• Eine Projektleiterin verwendet ein Gemini Gem, um Projektpläne zu strukturieren und Risiken zu identifizieren.

Diese «Quick Wins» sind Gold wert. Sie demonstrieren den Nutzen von KI auf greifbare Weise, bauen Berührungsängste ab und schaffen eine positive Grundstimmung im Unternehmen. Die Mitarbeitenden lernen im täglichen Umgang, wie KI sie unterstützen kann, wo die Stärken liegen, aber auch, wo (noch) Grenzen sind.

Parallelität statt Blockade: Sofort starten, langfristig planen

Wichtig ist Peak Pioneers zu betonen: Dieser schnelle Einstieg ersetzt nicht die Notwendigkeit einer langfristigen KI-Strategie und Governance. Das Sammeln unternehmensspezifischer Daten für zukünftige eigene Modelle oder die Etablierung ethischer Richtlinien und klarer Verantwortlichkeiten sind weiterhin essenziell für eine nachhaltige KI-Transformation.

Der entscheidende Punkt ist jedoch: Diese langfristigen Aufgaben können und sollten parallel zum sofortigen Einsatz bestehender KI-Tools erfolgen. Es ist nicht notwendig, erst eine perfekte, allumfassende Governance-Struktur zu haben, bevor der erste Mitarbeiter einen KI-Assistenten nutzen darf. Der pragmatische Ansatz lautet: sofort starten, lernen, optimieren und gleichzeitig die strategischen Weichen stellen.

Der erste Schritt: Befähigung und Bewusstsein

Wie beginnt man diese Reise? Aus unserer Erfahrung ist der wichtigste erste Schritt, die Mitarbeitenden «abzuholen». Dies erfordert keine monatelangen Schulungsprogramme. Eine kompakte Eintrittsschulung genügt oft, um die Grundlagen zu legen. Diese sollte zwei Kernbereiche abdecken:

1. Praktische Anwendung: Wie funktionieren die Werkzeuge (z. B. ChatGPT, Copilot, Gemini)? Wie schreibt man effektive Anfragen («Prompts»)? Welche konkreten Anwendungsfälle gibt es im eigenen Arbeitsbereich?
2. Datenschutz und Privacy: Was sind die Spielregeln? Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche nicht? Was passiert mit den Daten? Warum ist die Nutzung der freigegebenen Business-Tools wichtig und der Einsatz privater Accounts im beruflichen Kontext problematisch?

Mit diesem Grundverständnis ausgestattet, können die Mitarbeitenden beginnen, KI in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Die «Reise» beginnt dann ganz real, durch Ausprobieren, durch erste Erfolge und durch das gemeinsame Lernen im Team – ohne endloses Projektgerede, sondern mit Fokus auf den direkten Nutzen. Sie werden sehen – die Ideen kommen dann aus dem operativen Geschäft, vielleicht ganz ohne eigenes Zutun.

Fazit: Die Zeit für KI ist jetzt

Die Botschaft von Peak Pioneers ist klar: Man muss nicht auf den perfekten Moment oder das abgeschlossene Grossprojekt warten, um mit KI zu starten. Die Werkzeuge für signifikante Effizienzsteigerungen sind bereits verfügbar, sicher und integrierbar. Durch den pragmatischen Einsatz von Lösungen wie Custom GPTs, Gems und Copilot Studio, gepaart mit einer soliden Datenschutzbasis und einer initialen Mitarbeiterschulung, können Unternehmen schon heute die Weichen für eine produktivere Zukunft stellen. Der erste Schritt ist einfacher, als viele denken. Es ist Zeit, ihn zu gehen.

Bei Fragen zu diesem Thema darf man die Peak Pioneers auch ungeniert kontaktieren, per Anruf oder Kontaktformular:

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