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ERP-Systeme: Eins für alles

18.06.2021
von SMA

Saubere Prozesse, mehr Effizienz, zufriedene Kundschaft: Dahinter stehen individuell konfigurierte Softwarelösungen für den Unternehmensalltag, sogenannte ERP-Systeme. 

Unternehmen jeder Grössenordnung sind heute mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, denen sie durch den Einsatz passender Softwarelösungen effizient begegnen können. Als digitales Rückgrat vieler Firmen dienen mittlerweile Systeme für das Enterprise Resource Planning (ERP-Systeme). Diese unterlegen einzelne, bisher lokal mit konventionellen Methoden wie beispielsweise Excel-Tabellen geführte Arbeitsschritte mit einer bereichsübergreifenden, aber individuell konfigurierbaren Softwarelösung, welche für klar strukturierte Prozesse sorgt, umfangreiche Datenbestände zuverlässig verwaltet und für weitere Auswertungen erschliesst.

Individualisierung ist einfach

Heute können ERP-Systeme allein schon durch ihren modularen Aufbau stark an die individuellen Bedürfnisse einer Firma angepasst werden. Sie digitalisieren damit eine Fülle von Management- Funktionen ganz unterschiedlicher Komplexitätsstufen. Das fängt bei einfachen Zahlungen, Kalendern, Fakturierung oder Urlaubsverwaltung an und reicht bis zur Steuerung von komplexen logistischen Abläufen, der Qualitätssicherung oder Aspekten der Firmenbesteuerung. Dabei sind ERP-Systeme meistens mit allen gängigen Endgeräten und Betriebssystemen kompatibel. Es ist also möglich, mit nahezu jedem Gerät und von jedem Ort mit Netzwerkanbindung aus auf die Firmenserver zugreifen. Bundesordner und Mails digital erfassen Für erfolgreich wachsende KMU beginnt die Nutzung einer entsprechenden Software vielfach im Bürobereich, wo für die Rechnungsstellung, Auftrags-und Lagerverwaltung oder die Lohn- und Gehaltsabrechnungen klassische Büroanwendungen zum Einsatz kommen. Schon hier kann ein gut zugeschnittenes ERP mit der Anwendung des digitalen Dokumentenmanagements (DMS) rasch mehr Durchblick im Betriebsalltag bedeuten. Nun werden alle Daten elektronisch erfasst und verwaltet. Das Dokumentenmanagement erfasst dabei nicht nur bisher physisch gelagerte Dokumente aus Bundesordnern, sondern eignet sich auch für die Katalogisierung von E-Mails und anderen betrieblichen Daten. Die Grundlage dafür ist eine sinnvoll definierte Ablagestruktur mit bedarfsgerechten Schlüsselwörtern.

Daten begleiten Waren

Ihre Stärke entfalten ERP auch mit Blick auf die produzierende Industrie, die heute zusammen mit ihren Produkten immer mehr Daten ausliefern muss, um der Kundschaft relevante oder teils gesetzlich vorgeschriebene Informationen zu liefern. Das Stichwort hierbei heisst Stammdaten. Firmen, die sich dieses Themas nicht proaktiv annehmen, werden spätestens dann damit konfrontiert, wenn sie grössere Kund:innen beliefern wollen. Die verlangen dann begleitend zu einer Warenlieferung oft nach internationalen Standards gestaltete Stammdatensätze zu den Produkten, um diese Informationen in ihren eigenen Warenwirtschaftssystemen nutzen zu können.

Ihre Stärke entfalten ERP auch mit Blick auf die produzierende Industrie.

Grundlage der Digitalisierung

Das können Angaben wie die Produktabmessungen, aber auch Allergen- oder Nährwertinformationen bei Lebensmitteln sein. In vielen Fällen werden sich KMU dann der Tatsache bewusst, dass sie diese Daten nicht systematisch ihn ihren Systemen erfasst haben, auch wenn die Führungsebene von ihrem Vorhandensein ausgeht. Das schafft Handlungsbedarf. Allerdings sind saubere Stammdatenbestände nicht nur in den Aussenbeziehungen einer Firma wichtig, sie können unternehmensintern auch die Grundlage für umfassende Digitalisierungsprojekte legen, welche letztlich eine höhere Profitabilität erlauben.

Vernetzte Gesamtsysteme

Beispiele dafür gibt es aus Unternehmen, welche ihre ERP mit computergesteuerten Produktionsanlagen verbinden. Schon in der von Simulationen dominierten Planungsphase von Produktionsanlagen liefern ERP-Systeme wertvollen Dateninput. Das erlaubt die Anlagensimulation am Computer unter Berücksichtigung möglicher Alternativen und ermöglicht eine frühe Optimierung von Materialfluss und Auftragssteuerung. Verknüpft mit einer Kostenbewertung sind die Simulationsdaten die Basis einer ersten betriebswirtschaftlichen Analyse.

Produktionsanlagen einbinden

Gelingt es Unternehmen, ihre Planungs- und Ausführungssysteme im betrieblichen Alltag vollständig zu integrieren, winken ihnen ansehnliche Effizienzgewinne. Laut Studien einschlägiger Expertengremien lässt sich die Produktivität um bis zu 25 Prozent steigern, wenn es zu einer umfassenden vertikalen Integration der ERP-Systeme und der Manufacturing- Execution-Systeme kommt. Dahinter steht auch hier wieder ein reibungsloser Datenaustausch von Planungs- und Produktionsdaten beider Systeme – das Unternehmen kann flexibler agieren.

Die Anwendungen werden bedienergerecht konzipiert und enthalten umfassende Support-Dienstleistungen.

Komplexität reduziert

In der Vergangenheit haben sich Unternehmen manchmal von der Komplexität eines ERP abschrecken lassen. Mittlerweile haben sich aber auch hier die Grundsätze der Bedienerfreundlichkeit umfassend durchgesetzt. Die Anwendungen werden bedienergerecht konzipiert und enthalten umfassende Support-Dienstleistungen bis hin zu Mitarbeitenden-Schulungen.

Kosten nicht isoliert betrachten

Mit Blick auf die Kosten sollte man sich nicht anfänglich günstig erscheinenden Angeboten zuwenden, sondern eine langfristige Optik einsetzen. Zumeist richten sich die Kosten nach den gewünschten Funktionen und der Anzahl der Nutzer. Im Rahmen jeder Evaluation sollte man die Zukunftsfähigkeit der jeweiligen Lösung bewerten: Unternehmen wachsen Jahre und jahrzehntelang. Eine tragfähige ERP-Lösung kann damit Schritt halten und muss nicht nach wenigen Jahren kostenintensiv durch ein anderes Programm ersetzt werden. In jedem Fall müssen die Aufwendungen für ein System aber in einem attraktiven Verhältnis zu den erwarteten Vorteilen stehen, seien sie nun primär finanzieller oder operativer Art.

Text SMA

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