Kristiina Coenen: Steuerwissen direkt im Entscheidungsprozess

Viele Steuerbescheide werden weiterhin in Papierform erlassen, sodass ihre Bearbeitung in Unternehmen mit einem sehr hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Kristiina Coenen, Leiterin der Innovations- und Transformationseinheit »Tax and Legal Garage« und Chief Innovation Officer von Deloitte Deutschland, hat deshalb ein KI-Tool für die automatisierte Verarbeitung von Papiersteuerbescheiden entwickelt. 

Frau Coenen, was hat Sie daran gereizt, KI-Lösungen für Steuern zu entwickeln?

In einem Tech-Scale-up lernte ich ein KI-Tool kennen, das Schadensgutachten automatisiert auswertete. Daraus entstand die Idee, ein ähnliches Problem im Steuerbereich zu lösen: die manuelle Prüfung Tausender unterschiedlich formatierter Steuerbescheide. Unsere Software liest Papierbescheide digital aus, gleicht Daten automatisch mit Referenzwerten ab und zeigt Abweichungen im Ampelsystem an. Damit wurde ein manueller Prozess deutlich effizienter und Mitarbeitende von repetitiver Arbeit entlastet. Und daraus entstand dann die Idee einer »Garage«, wo solche Lösungen entwickelt, getestet und skaliert werden.

Wann und woran haben Sie gemerkt, dass sich der unternehmerische Umgang mit Steuern grundsätzlich verändern muss?

Schon sehr früh! Das Steuerrecht wird immer komplexer, viele Prozesse in Unternehmen sind dafür aber nicht ausgelegt. Selbst kleinste Geschäftsvorfälle können steuerrechtliche Konsequenzen haben. Ein gutes Beispiel ist die Brezelbestellung für ein Meeting: Eine trockene Brezel ist eine »Aufmerksamkeit«, eine Brezel mit Butter gilt als »Mahlzeit« und kann somit als steuerpflichtiger Sachbezug gelten.

Die eigentliche Herausforderung ist deshalb, überhaupt sichtbar zu machen, wann im Unternehmen ein steuerlich relevanter Sachverhalt entsteht, zum Beispiel im Einkauf, in HR, im Vertrieb oder im Tagesgeschäft. Viele Fehler entstehen nicht aus böser Absicht, sondern weil Prozesse hochkomplex, manuell und historisch gewachsen sind. Genau da wurde mir klar: Der Umgang mit Steuern muss technologischer, datengetriebener und automatisierter werden. Hier kann KI einen enormen Unterschied machen.

Sie »denken Steuern neu« und entwickeln dafür digitale Lösungen und KI-Anwendungen. Was bedeutet das konkret?

Steuern waren lange vor allem rückwärtsgerichtet: Man hat Sachverhalte, die bereits passiert sind, im Nachhinein korrekt deklariert. Heute müssen Unternehmen steuerliche Risiken in Echtzeit erkennen und bewerten und das wird immer schwieriger, denn Compliance-Anforderungen nehmen zu und der rechtliche Rahmen ändert oder erweitert sich durch Gesetzgebung, Rechtsprechung, Verwaltungsanweisungen und Richtlinien ständig. Hinzu kommen die Herausforderungen im internationalen Kontext. Diese Komplexität manuell im Blick zu behalten, ist kaum noch möglich.

Das Steuerrecht wird immer komplexer, viele Prozesse in Unternehmen sind dafür aber nicht ausgelegt.– Kristiina Coenen

Deshalb setzen wir KI gezielt als Unterstützung ein. Zum Beispiel bei der automatisierten Verarbeitung von Gewerbesteuerbescheiden oder mit internen, steuerfachspezifischen Chatbots, über die Mitarbeitende steuerliche Fragestellungen direkt im Unternehmenskontext klären können.

Für uns bedeutet »Steuern neu denken«, steuerliches Wissen direkt dort verfügbar zu machen, wo Entscheidungen entstehen. KI ersetzt dabei keine Steuerberater, sondern unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse effizienter, transparenter und skalierbarer zu gestalten.

Mehr als die Hälfte aller Unternehmen arbeitet im Steuerbereich noch immer mit Excel. Warum ist das trotz moderner Systeme Realität? 

In unserer »Let’s Talk Tax«-Studie haben 93 Prozent der 80 befragten Unternehmen angegeben, im Steuerbereich noch stark mit Excel zu arbeiten. Das liegt aber nicht an der Beliebtheit von Excel, sondern daran, dass es für viele steuerliche Prozesse keine durchgängigen End-to-End-Lösungen gibt. Steuerrecht ist komplex und von Sonderfällen geprägt, die sich nur schwer standardisieren oder automatisieren lassen. Gerade seltene oder deklaratorische Prozesse werden deshalb oft weiterhin in Excel abgebildet.

Excel überbrückt dabei die Lücke zwischen operativer Realität und starren Systemen, indem es Datenquellen verbindet und individuelle, für den Steuerbereich nötige Logiken ermöglicht. Während für Massenprozesse wie Umsatzsteuer oder Zoll spezialisierte Lösungen existieren, bleibt Excel in komplexeren Ertragsteuerprozessen häufig unverzichtbar.

Wie sieht es auf der Seite der Finanzverwaltung mit der Nutzung von KI aus?

Der Druck auf Unternehmen steigt von zwei Seiten: Die Finanzverwaltung verschärft ihre Anforderungen und nutzt zunehmend datengetriebene und KI-gestützte Prüfverfahren, teils sogar unter Einbezug von E-Mails. Gleichzeitig gilt im Steuerrecht weiterhin der Grundsatz, dass bis ins kleinste Detail geprüft werden kann, ohne echte Wesentlichkeitsgrenze.

Parallel dazu bleibt die Verwaltung selbst oft hinter der eigenen Digitalisierung zurück, da viele Prozesse noch papierbasiert sind und digitale Lösungen verzögert eingeführt werden. Daraus entsteht ein struktureller Widerspruch: Unternehmen sollen zwar hochdigital und transparent arbeiten, während sie zugleich mit komplexen Anforderungen und analogen Verwaltungsprozessen umgehen müssen. KI kann hier unterstützen, erhöht aber auch den Druck auf saubere und nachvollziehbare steuerliche Prozesse.

Sie puschen Themen wie Automatisierung, Datenanalyse und KI. Wo sehen Sie aktuell den größten Hebel für die Zukunft?

Der größte Hebel liegt aktuell darin, steuerlich relevante Daten aus unterschiedlichen Systemen, die größtenteils außerhalb der Steuerfunktion liegen, strukturiert zusammenzuführen und nutzbar zu machen. Besonders gut funktioniert das bereits in transaktionsgetriebenen Bereichen wie der Umsatzsteuer, wo standardisierte Prozesse eine starke Automatisierung ermöglichen. Verstärkt wird das durch die E-Rechnung.

Gleichzeitig zeigt sich, dass nicht jeder Steuerprozess vollständig automatisiert werden muss. Gerade bei komplexen Themen innerhalb der Ertragsteuern ist eine gezielte Teilautomatisierung oft sinnvoller. KI verstehen wir dabei vor allem als intelligenten Assistenten, der Steuerabteilungen entlastet. Die nächste Entwicklungsstufe werden agentische Systeme sein, die Prozesse bereichsübergreifend miteinander verknüpfen und aktiv mitdenken können.

Worauf müssen Unternehmen achten, wenn sie solche neuen KI- Tools einführen?

Viele Unternehmen wollten einfach möglichst schnell »alles mit KI machen«. Doch diese Idee funktioniert in der Praxis meistens nicht. Unternehmen sollten abwägen, bestehende Tools testen und prüfen, wo KI tatsächlich Mehrwert schafft. Besonders geeignet sind datenintensive und wiederkehrende Aufgaben, während komplexe Einzelfallentscheidungen weiterhin menschliche Expertise erfordern. 

Wo lassen sich Tax und Accounting zukünftig besser verzahnen? 

In der Praxis gibt es häufig Reibungen zwischen Accounting und Tax: Während Accounting stärker auf Effizienz und Materialität fokussiert ist, benötigt die Steuerfunktion deutlich granularere und regelgenauere Daten. Dadurch müssen steuerliche Daten oft nachträglich korrigiert oder in Excel aufbereitet werden. Viele Probleme entstehen also bereits in vorgelagerten Buchungsprozessen. Würden steuerliche Anforderungen früher berücksichtigt, ließen sich viele Korrekturen vermeiden. Ein Steuerleiter unserer Studie hat gesagt: Man müsste eigentlich Accounting unter Tax hängen – dann wären die Daten endlich sauber. 

Wie kann man beim Nachwuchs Interesse an Steuern wecken?

Indem man aufhört, Steuern als staubtrockenes Pflichtfach darzustellen. Sobald ich Schülerinnen, Schülern oder Studierenden zeige, wie vielseitig der Bereich Steuern tatsächlich ist, steigt das Interesse spürbar! Denn sie erkennen, dass das ein hochinterdisziplinäres Feld ist, das Recht, Wirtschaft, Technologie, Datenanalyse und zunehmend auch KI verbindet – und große Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Das ist auch existenziell wichtig, denn nur noch rund 20,6 Prozent der Steuerberaterinnen und Steuerberater sind unter 40. Wenn wir nicht mehr Nachwuchs gewinnen, haben wir bald ein Problem.