Bis die Pflicht zur E-Rechnung kommt, ist nicht mehr viel Zeit. Ab 2028 müssen alle Unternehmen für ihre Transaktionen Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung ausstellen. Grund genug, das Thema jetzt anzugehen – bei Weitem aber nicht der einzige Grund, wie das Beispiel eines Holzbaubetriebs aus Ostwestfalen zeigt.
Seit vergangenem Jahr müssen Unternehmen mit Sitz in Deutschland die Möglichkeit vorhalten, E-Rechnungen zu empfangen. Ein E-Mail-Postfach, optimalerweise ein gesondertes, um die Buchhaltung zu vereinfachen, reicht dafür aus. Doch als Förster Holzbau aus Hövelhof seine Lieferanten bat, ihre Waren doch über eine E-Rechnung zu fakturieren, stieß der Handwerksbetrieb nicht nur auf offene Ohren. Schließlich müssen Unternehmen für eine entsprechende Software mindestens eine vierstellige Summe auf den Tisch legen. Hinter vorgehaltenen Händen sickerte außerdem immer wieder große Unsicherheit hervor.
Gerade die Entscheidung, welche Software die passende ist, stelle viele Betriebe vor Herausforderungen, erklärt Unternehmer Udo Förster: »Es gibt so viele Anbieter, die meinen, sie können alles. Aber als Handwerker braucht man davon vielleicht 20 Prozent.« Zusätzlich bewege sich auf dem Markt eine Fülle von Apps, die die Auswahl nicht einfacher machen. Auch »die Angst, etwas Neues lernen zu müssen«, hemmt viele Betriebe, weiß Stefan Märker, der bei Förster Holzbau für die Projektsteuerung verantwortlich zeichnet, aus seiner täglichen Praxis.
Im Rahmen einer Umfrage zu Jahresbeginn hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) weitere Probleme identifiziert, mit denen sich insbesondere kleinere Unternehmen konfrontiert sehen. »Ein Großteil der empfangenen E-Rechnungen ist entweder nicht validierbar, die Rechnungsdaten lassen sich aufgrund uneinheitlicher Feldbefüllung/-verwendung oft nicht zuordnen und weiterverarbeiten, bei hybriden Rechnungen gibt es häufig Abweichungen zwischen Datensatz und PDF-Datei«, schreibt Simone Schlewitz vom ZDH. Da viele Betriebe beim Umgang mit E-Rechnungen auf diese oder ähnliche technische Unsicherheiten stoßen, entscheiden sie sich oftmals zusätzlich zu einer elektronischen für eine manuelle Verarbeitung der Rechnung. Überraschend erscheint es daher nicht, dass fast die Hälfte der Befragten angibt, der Aufwand für die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen sei im Vergleich zum Umgang mit reinen PDF höher.
Bei Förster Holzbau sieht man das anders. Dort hat man sich für eine Kombination aus Datev und einem ERP entschieden, die miteinander verknüpft sind. Auf diese Weise entspricht man nicht nur frühzeitig den gesetzlichen Vorgaben, sondern habe die Arbeit auf vielen Ebenen bedeutend erleichtert, betont Stefan Märker. Seit zwei Jahren fakturiere Förster Holzbau seine Leistungen per E-Rechnung und habe seine Prozesse nach einigen »Kinderkrankheiten« erheblich beschleunigt.
Zugriff auf den Wareneingang und Volltextsuche
Mittlerweile freut sich Förster Holzbau über jede Rechnung, die im ZUGFeRD-Format eingeht. Hat der Lieferant beispielsweise 500 Quadratmeter Gipskarton auf einer der Baustellen im Umland abgeladen, stellt er das Material umgehend digital in Rechnung. Auf diese Weise ist am elektronischen Rechnungseingang erkennbar, wo welches Material vorhanden ist, auch wenn die Baustelle unbesetzt war und ein Lieferschein in Papierform nicht unmittelbar verfügbar ist. Lieferungen lassen sich nun direkt vom Büro aus überblicken, kommt Stefan Märker fast ins Schwärmen: »Wir haben einen direkten Zugriff auf den Wareneingang.«
80 Prozent der Materialien lassen sich so eindeutig den einzelnen Projekten zuordnen, was die Qualitätskontrolle vereinfacht, denn das System ermöglicht, jeden einzelnen Posten via Volltextsuche in allen archivierten Rechnungen aufzufinden. Momentan ist Förster Holzbau darum bemüht, sich der vollständigen Nachvollziehbarkeit nach und nach anzunähern, um auch Material wie Schrauben, Nägel und Leim zuordnen zu können.
Kundenbetreuung und ordnungsgemäße Buchführung
Die archivierten Rechnungen bieten in Hövelhof eine optimale Informationsquelle für die Kundenbetreuung. »Wenn ein Kunde in fünf Jahren fragt: ›Was war das für ein Farbton, den ihr damals für meine Fassade benutzt habt?‹«, kann Stefan Märker diese Frage per Knopfdruck beantworten. Zwar weiß er, dass sein Chef die 35 Jahre seit der Firmengründung unter seiner Schädeldecke gespeichert hat. Der Inhaber selbst aber ist froh, derlei Themen auch an seine Mitarbeitenden abgeben zu können und gleichzeitig nicht mehr massenweise Aktenordner mit Papierrechnungen lagern oder einen unendlichen digitalen Archivierungsapparat pflegen zu müssen. Das Rechnungssystem archiviert die eingegangenen und gestellten Rechnungen automatisch und gibt Udo Förster die Sicherheit, seinen Aufbewahrungspflichten nach den GoBD angemessen nachzukommen.
Transparenz gegen den Umsatzsteuerbetrug
Darüber hinaus unterstützt der Zimmerermeister die staatlichen Bemühungen, Umsatzsteuerbetrug entgegenzuwirken. Eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, aber für die Finanzbehörden nicht in Echtzeit einsehbar ist, sei »wie ein Blankoscheck«, den man mit ausreichend krimineller Energie lediglich einlösen müsse. Allerdings braucht es auch Energie, um Umsatzsteuervoranmeldungen und andere Meldungen in Form zu bringen und den Finanzbehörden zur Verfügung zu stellen. Mithilfe der E-Rechnung hingegen erhalten die staatlichen Stellen alle steuerrechtlich relevanten Informationen in Echtzeit.
Dass dies dem Umsatzsteuerbetrug effektiv entgegenwirkt, zeigt das Beispiel Italien, wo die E-Rechnung bereits seit Januar 2019 verpflichtend ist. Indem die Behörden auf diese Weise die Möglichkeiten zum Umsatzsteuerbetrug eindämmten, konnten sie die staatlichen Einnahmen aus der Umsatzsteuer massiv erhöhen. Seit die EU Initiativen wie VAT in the Digital Age (ViDA) auf den Weg bringt, verändert sich in allen Mitgliedsländern das Meldewesen und die Staatseinnahmen aus der Umsatzsteuer steigen.
Aber auch für Banken und Finanzdienstleister stellt die E-Rechnung eine Sicherheit dar. Umgekehrt verschafft sie Unternehmen die notwendige Glaubwürdigkeit, um Zugang zu Finanzierungs- und Liquiditätslösungen wie Factoring, Dynamic Discounting oder Supply-Chain-Finance zu erhalten.
Zeitnahe Zahlungsflüsse
Noch kann Förster Holzbau nicht alle Vorteile nutzen, die Datev, ERP und E-Rechnung mit sich bringen. Weiterhin setzen viele Lieferanten auf PDF oder in Einzelfällen auf Papier. Die Daten muss Buchhalterin Anke Förster dann manuell in das System übertragen. Darin, dass das in Zukunft nicht mehr notwendig sein wird, »sehe ich das große Potenzial der ZUGFeRD-Formate«, so Stefan Märker. Die E-Rechnung kann dann maschinell eingelesen und eingepflegt werden. Davon profitieren auch die Rechnungssteller, verkürzt sich für sie doch der Order-to-Cash-Prozess teilweise um mehrere Wochen: »Die kriegen innerhalb von drei Tagen ihr Geld.«
Es war die Kreishandwerkerschaft, die das Holzbauunternehmen überzeugte, im Bereich der Rechnungsverarbeitung tätig zu werden und seine Prozesse auf sichere Füße zu stellen. Mit seinem Betrieb hat Udo Förster es geschafft, sich qualifizierte Unterstützung zu suchen und auf den Zug aufzuspringen. Nun befindet er sich in der Feinjustierung.
Prozesse jetzt optimieren, um 2027 gerüstet zu sein
Für Unternehmen, die sich bislang vor allem an den gesetzlichen Vorgaben orientiert haben, ist jetzt der Zeitpunkt, die eigenen Prozesse auf Herz und Nieren zu prüfen und den Weg frei zumachen für eine IT, die Compliance-Anforderungen ebenso gerecht wird wie unternehmerischen Strategien und Zielen. Nur wer ehrlich mit sich selbst ist, kann auch Schwächen in den eigenen Prozessen und Systemen aufdecken. Nehmen Unternehmen diese jetzt in Angriff, suchen sich bei Bedarf Unterstützung und optimieren ihre Workflows in Hinblick auf Digitalität und Finanzen, gehen sie abgesichert und handlungsfähig in das Jahr 2028 mit seinen neuen Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung.
Schreibe einen Kommentar