Legaltech: Worauf Unternehmen bei der Tool-Auswahl achten sollten

Der Druck auf Rechtsabteilungen wächst. Gleichzeitig investieren Unternehmen zunehmend in Legaltech, um administrative Arbeiten zu automatisieren und juristische Ressourcen gezielter einzusetzen. Wer heute über neue Lösungen nachdenkt, sollte den Entscheid aber nicht allein vom Funktionsumfang einer Software abhängig machen. Entscheidend ist, ob das gewählte Tool die Geschäftsprozesse tatsächlich verbessert.

Lange galt die Digitalisierung der Rechtsabteilung als Zukunftsthema. Heute ist sie für viele Unternehmen zu einer betriebswirtschaftlichen Notwendigkeit geworden. Regulatorische Anforderungen nehmen zu, Verträge werden komplexer und Geschäftsbereiche erwarten schnelle Entscheidungen. Gleichzeitig bleiben Budgets und Personal vielerorts konstant. Von Rechtsabteilungen wird heute mehr erwartet als juristisch korrekte Einschätzungen. Sie sollen das operative Geschäft unterstützen, gleichzeitig Risiken früh erkennen und somit fundierte Entscheidungen ermöglichen.

Hier setzt Legaltech an. Anwendungen automatisieren Standardverträge, steuern Freigabeprozesse oder analysieren Verträge mit Unterstützung künstlicher Intelligenz. Richtig eingesetzt entlasten sie Rechtsabteilungen von Routinetätigkeiten und schaffen Freiräume für strategische Aufgaben. Dennoch scheitern Projekte immer wieder. Der Grund liegt meist nicht in der Technologie, sondern in ihrer Auswahl.

Nicht mit der Software beginnen

Viele Unternehmen vergleichen zuerst Funktionen. Welche Lösung bietet die leistungsfähigste KI? Welche Plattform deckt möglichst viele Anwendungsfälle ab? Welche Software verspricht den höchsten Automatisierungsgrad? Diese Fragen mögen berechtigt sein. Entscheidend ist aber vielmehr eine andere Frage: Welches Problem soll überhaupt gelöst werden? Dauern Vertragsfreigaben zu lange? Fehlt der Überblick über bestehende Verpflichtungen? Oder bindet die Bearbeitung von Standardverträgen zu viele Ressourcen? Erst wenn der eigentliche Engpass identifiziert ist, lässt sich beurteilen, welche Lösung einen messbaren Mehrwert schafft.

Neben dem aktuellen Bedarf sollte auch die langfristige Entwicklung berücksichtigt werden. Eine Legaltech-Lösung muss sich an veränderte Anforderungen anpassen lassen. Offene Schnittstellen, eine nachvollziehbare Produktstrategie und die kontinuierliche Weiterentwicklung sind deshalb häufig wertvoller als eine möglichst lange Liste technischer Funktionen.

Prozesse lassen sich nicht einfach digitalisieren

Die Auswahl einer Legaltech-Lösung wird häufig als IT-Projekt verstanden. Tatsächlich handelt es sich in erster Linie um einen Organisationsentscheid. Wer bestehende Abläufe unverändert digitalisiert, beschleunigt unter Umständen genau jene Prozesse, die bereits heute unnötig Zeit und Ressourcen binden.

Deshalb entscheidet die Integration über den späteren Nutzen. Vertragsmanagement, Dokumentenablage, ERP-Systeme und Kollaborationsplattformen müssen nahtlos zusammenarbeiten. Fehlen Schnittstellen, entstehen Doppelspurigkeiten und zusätzlicher Administrationsaufwand. Nicht die leistungsfähigste Software erzielt deshalb den grössten Nutzen, sondern jene, die sich am besten in bestehende Prozesse einfügt.

Technologie braucht Akzeptanz

Auch technisch überzeugende Lösungen entfalten ihren Nutzen nur, wenn sie im Alltag akzeptiert werden. Juristische Arbeit verlangt Präzision, Nachvollziehbarkeit und eine sorgfältige Risikoabwägung. Neue Werkzeuge werden deshalb kritisch geprüft. Das ist kein Hindernis, sondern Teil professioneller Qualität. Umso wichtiger ist es, die späteren Anwenderinnen und Anwender früh in die Evaluation einzubeziehen. Sie kennen die täglichen Abläufe und können am besten beurteilen, welche Funktionen im Arbeitsalltag tatsächlich Mehrwert schaffen. Das erhöht die Akzeptanz der neuen Lösung und verringert das Risiko, dass bestehende Arbeitsweisen parallel weitergeführt werden.

Schweizer Unternehmen evaluieren unter anderen Voraussetzungen

Für Schweizer Unternehmen endet die Evaluation nicht beim Funktionsvergleich. Datenschutz, regulatorische Anforderungen und branchenspezifische Compliance-Vorgaben gehören ebenso zum Pflichtenheft wie Fragen nach Datenstandort, Zugriffsrechten oder Informationssicherheit.

Hinzu kommt die Mehrsprachigkeit. Verträge werden häufig auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch bearbeitet. Eine Lösung muss diese Realität zuverlässig abbilden. Andernfalls sind zusätzliche Prüfungen erforderlich, was den administrativen Aufwand erhöht.

Der wirtschaftliche Nutzen bleibt entscheidend

Legaltech ist deshalb keine klassische IT-Beschaffung, sondern eine Investition. Ihr Erfolg lässt sich nicht an der Zahl neuer Funktionen messen, sondern an ihrem Beitrag zur Wertschöpfung. Verkürzen sich Bearbeitungs- und Freigabezeiten? Werden Risiken früher erkannt? Sinkt der allgemeine administrative Aufwand? Und bleibt den Juristinnen und Juristen mehr Zeit für Verhandlungen, Compliance oder strategische Beratung?

Genau darin liegt das eigentliche Potenzial von Legaltech. Standardisierte Arbeiten lassen sich zunehmend automatisieren. Juristische Expertise bleibt dort gefragt, wo komplexe Sachverhalte beurteilt werden. So bleibt den Fachpersonen mehr Zeit dafür, Risiken abzuwägen und strategische Entscheidungen zu begleiten. Unternehmen, die ihre Tool-Auswahl konsequent an diesen Zielen ausrichten, stärken nicht nur ihre Rechtsabteilung. Sie schaffen die Voraussetzungen für schnellere Entscheidungen, effizientere Prozesse und einen messbaren wirtschaftlichen Mehrwert.