So gelingt die Digitalisierung der Behörden

Das berufliche und private Leben der Schweizerinnen und Schweizer wird immer stärker durch digitale Hilfsmittel erleichtert. Nur im Umgang mit Behörden erhält man noch regelmässig Briefe und muss persönlich auf den Ämtern vorstellig werden. Doch auch bei der öffentlichen Hand zeigt die digitale Transformation Wirkung. E-Government, die elektronische Verwaltung, ist der Schlüssel dazu.

Die Aufgaben von Verwaltungen sind vielfältig und komplex: Auf nationaler, kantonaler sowie regionaler Ebene müssen Ämter eine Vielzahl von Anliegen bearbeiten, Projekte über verschiedene Departemente und Abteilungen hinweg betreuen sowie idealerweise einen gesunden Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern pflegen. Die Ansprüche an die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung sind also hoch. Aus diesem Grund betonen Fachleute das enorme Potenzial, welches die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse innerhalb der Verwaltung birgt. Der Hauptvorteil liege in einer effizienteren und transparenteren Zusammenarbeit zwischen Behörden, Bürgern und Unternehmen. Dieser Schritt hin zu mehr digitaler Kooperation wird als «E-Government» bezeichnet.

Die umfassende Digitalisierung der Behörden ist essenziell, um die Vorteile des E-Governments voll und ganz auszuschöpfen.

Ein Paradebeispiel für E-Government ist die elektronische Steuererklärung: Bürgerinnen und Bürger können diese über eine Software am eigenen Computer ausfüllen und anschliessend auf elektronischem Wege über eine verschlüsselte Verbindung an das zuständige Finanzamt senden. Dieser Modus spart Zeit, Geld und Nerven bei allen Beteiligten. Dieses Beispiel macht auch direkt klar, warum bei E-Government-Initiativen Datensicherheit und Transparenz unerlässlich sind: Meist werden schützenswerte Daten bearbeitet und versendet. 

Keine Kompromisse

Die Datensicherheit muss daher im Zentrum aller E-Government-Bestrebungen stehen, da ohne sie das Vertrauen der Bürger in die Onlinedienste der öffentlichen Verwaltung nicht geschaffen werden kann. Doch wie lässt sich diese Datensicherheit garantieren? Unter anderem durch den Einsatz modernster Technologien und Sicherheitsprotokolle, Verschlüsselungs- und Authentifizierungsanwendungen sowie durch regelmässige Sicherheitsupdates. Diese Massnahmen gewährleisten, dass die persönlichen Daten der Bürgerinnen und Bürger vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und bleiben. Auch die Zusammenarbeit mit Experten für IT-Sicherheit sowie die regelmässige Überprüfung der Systeme tragen dazu bei, die Datensicherheit zu gewährleisten und mögliche Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen. Generell sollten Behörden bei der Wahl der Technologiepartner darauf achten, dass diese möglichst alle Aspekte (technisches Know-how, Erfahrung im E-Governmentbereich sowie Expertise hinsichtlich Datensicherheit) und Dienstleistungen aus einer Hand anbieten können. 

Transparenz ist ein weiterer Schlüsselfaktor für erfolgreiches E-Government: Die öffentliche Verwaltung muss ihre Entscheidungen und Handlungen nachvollziehbar und verständlich machen. Durch den Einsatz von digitalen Plattformen können Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen leichter auf Informationen zugreifen, Anträge online stellen und den Bearbeitungsstand ihrer Anliegen verfolgen. Diese Transparenz schafft nicht nur Vertrauen, sondern ermöglicht auch eine effektivere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren. Darüber hinaus kann die Nutzung von Open Data und Open-Government-Ansätzen dazu beitragen, die Beteiligung der Öffentlichkeit an politischen Entscheidungsprozessen zu fördern und somit die demokratische Legitimation stärken.

Ein stabiles, digitales Fundament schaffen

Die umfassende Digitalisierung der Behörden ist essenziell, um die Vorteile des E-Governments voll und ganz auszuschöpfen. Dies beinhaltet die Einführung von digitalen Systemen zur Dokumentenverwaltung, die automatisierte Verarbeitung von Anträgen sowie die Vernetzung unterschiedlicher Behörden und Verwaltungsebenen. Dadurch werden Abläufe beschleunigt, Fehler reduziert und Kosten gesenkt. Innovative Technologien wie künstliche Intelligenz und Blockchain können in bestimmten Anwendungsfällen zusätzliche Verbesserungen bringen, etwa durch automatisierte Entscheidungsfindung oder die Sicherung der Datenintegrität.

Die Implementierung von E-Government darf jedoch kein behördlicher Selbstzweck sein, sondern sollte stets die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger sowie der Unternehmen im Blick behalten. Daher ist es wichtig, die Anwenderfreundlichkeit der digitalen Angebote stetig zu verbessern und auf Barrierefreiheit zu achten.