Wer Inventuren selbst macht, verliert Geld

Inventuren gelten als Pflichttermin. Doch wer sie unterschätzt, riskiert falsche Zahlen und falsche Entscheidungen und verliert systematisch Geld. Der spezialisierte Anbieter RGIS zeigt, warum ausgerechnet dieser Prozess heute über Effizienz und Marge entscheidet.

Jens Schröder
Geschäftsführer RGIS Schweiz AG

Frühmorgens um sechs. Noch bevor die ersten Kunden kommen, beginnt der eigentliche Stresstest. Scanner laufen, Regale werden systematisch erfasst, der Betrieb startet parallel. Inventuren finden heute überwiegend dann statt, wenn das Tagesgeschäft vorbereitet wird – nicht nachts. Und genau hier zeigt sich ein grundlegendes Problem: Die Inventur wird in vielen Unternehmen noch immer erledigt, nicht gesteuert. Sie gilt als ungeliebte Pflicht. Jens Schröder, Country Manager von RGIS Schweiz, betont: «Inventur wird in vielen Unternehmen noch immer als notwendiges Übel gesehen – nicht als strategischer Hebel.» Genau hier beginnt das Problem. Denn wer ungenau zählt, trifft zwangsläufig falsche Entscheidungen. Und genau hier setzt der Marktführer RGIS an: mit spezialisierten Teams, klaren Prozessen und der konsequenten Ausrichtung auf Präzision. Was intern oft improvisiert wird, folgt hier einer klaren Logik.

Ein Prozess mit Hebelwirkung

Inventur ist kein Randthema. Sie ist die Basis für Einkauf, Disposition und Steuerung. Trotzdem wird sie oft mit internem Personal organisiert, das diese Aufgabe selten ausführt. RGIS übernimmt diesen Prozess vollständig – von der Planung über die Durchführung bis zur Datenaufbereitung. Die Teams arbeiten mit standardisierten Abläufen und integrierter Technologie, die Ergebnisse fliessen direkt in die Systeme der Kundschaft. Aus einer operativen Pflicht wird ein steuerbarer Prozess. Unternehmen gewinnen Planbarkeit, reduzieren Fehler und entlasten ihre Mitarbeitenden spürbar. Genau darin liegt der eigentliche Hebel: weniger Aufwand bei höherer Qualität. Gleichzeitig verschiebt sich die Rolle der Inventur – weg von einer punktuellen Kontrolle hin zu einem kontinuierlich optimierten Prozess.

Der Reflex wird zum Risiko

In der Schweiz dominiert noch immer das Prinzip Selbermachen. Viele Unternehmen organisieren ihre Inventur intern, obwohl international längst andere Modelle etabliert sind. Dahinter steckt ein vertrauter Reflex: Kontrolle behalten. Doch dieser Reflex wird zunehmend teuer. Fehlende Routine, hoher Personaleinsatz und mangelnde Standardisierung führen zu Ineffizienz. Diese bleibt oft unsichtbar, summiert sich aber über Jahre zu einem relevanten Kostenblock. Der eigentliche Irrtum liegt nicht in der Frage nach den Kosten eines Dienstleisters, sondern in der fehlenden Transparenz über die eigenen Schwächen. Wer seine Prozesse nicht misst, kann sie auch nicht verbessern. Und genau hier zeigt sich, wie stark sich operative Realität und strategischer Anspruch auseinanderentwickeln können.

Routine schlägt Einsatz

Der Unterschied zeigt sich in der Praxis. Intern werden Inventuren häufig mit deutlich mehr Personal organisiert als nötig – ohne klare Effizienzlogik. «Mit einem spezialisierten Team schaffen wir dieselbe Inventur in der gleichen Zeit – aber mit deutlich weniger Mitarbeitenden», sagt Jens Schröder. Entscheidend ist die Spezialisierung. RGIS-Teams führen Inventuren täglich durch, arbeiten mit eingespielten Abläufen und klar definierten Prozessschritten. Was intern improvisiert wird, folgt hier festen Strukturen. Das reduziert Fehler, spart Zeit und schafft eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen. Geschwindigkeit ist sichtbar – Präzision ist entscheidend. Erst die Kombination aus beidem macht Inventur zu einem echten Steuerungsinstrument.

Für Handels- und Industrieunternehmen gleich relevant

RGIS arbeitet für grosse Handelsunternehmen ebenso wie für kleinere Betriebe mit nur einem Standort. Entscheidend ist nicht die Grösse, sondern die Komplexität der Bestände und die Verfügbarkeit von Ressourcen. «Gerade KMU profitieren überproportional», erklärt Herr Schröder. Wer weniger Personal hat, spürt jede Unterbrechung stärker. Wer komplexe Sortimente führt, zahlt für jeden Fehler. Und wer selten inventiert, hat keine Routine. Genau hier entsteht der grösste Hebel. Der eigentliche Denkfehler liegt darin, die eigene Leistungsfähigkeit zu überschätzen. Spezialisierung ersetzt Improvisation – und macht Prozesse messbar besser.

Was Kunden tatsächlich gewinnen

Die Wirkung zeigt sich besonders deutlich bei Unternehmen, die ihre Inventur über Jahre professionalisieren. Silvio Schaad vom Vollsortimenter Manor sagt: «Wir lassen unsere Inventuren seit 2010 durch RGIS durchführen. Während dieser gesamten Zeit war zu jeder Zeit die termingerechte und qualitativ hochstehende Inventuraufnahme gewährleistet.» Zudem habe man durch kontinuierliche Optimierung Effizienz und Effektivität laufend verbessert. Der Nutzen entsteht nicht in einer einzelnen Nacht, sondern in der Stabilität der Prozesse. Unternehmen gewinnen Sicherheit, reduzieren Fehlerquoten und verbessern ihre Planungsgrundlage nachhaltig.

RGIS-Mitarbeitende zählen Produkte in einer Lagerumgebung.

Komplexität macht Unterschiede sichtbar

Je anspruchsvoller das Umfeld, desto klarer wird der Effekt. Michael Bruderer, Director Retail Schweiz des Reiseeinzelhändlers Avolta, betont: «Die Zusammenarbeit mit RGIS gestaltet sich sehr effizient, hochprofessionell und dank kurzer Entscheidungswege sehr unkompliziert und auf den Punkt.» Und er ergänzt: «Der Zählprozess ist schneller, genauer und kostengünstiger.» Gerade in dynamischen Umgebungen zeigt sich, dass Geschwindigkeit allein nicht reicht. Es geht um Präzision, Integration und die Fähigkeit, Prozesse zuverlässig zu steuern, ohne das Tagesgeschäft zu belasten. Genau hier entsteht der operative Vorsprung.

Warum selbst grosse Händler scheitern

Viele Unternehmen halten an internen Inventuren fest, obwohl die Schwächen offensichtlich sind. «Es ist oft eine Mischung aus Gewohnheit und Selbstüberschätzung», so Jens Schröder. Besonders auffällig ist das bei grossen Handelsunternehmen im Bereich der Grundversorgung, Organisationen also, die täglich Millionen Konsumentinnen und Konsumenten bedienen – und bei denen Effizienz eigentlich zentral sein müsste.

Teure Sturheit statt klarer Zahlen

Trotz klarer Einsparpotenziale und nachweislich besserer Ergebnisse durch spezialisierte Dienstleister wird Outsourcing dort kategorisch abgelehnt – obwohl die Zahlen eindeutig dagegensprechen. Nicht aus wirtschaftlichen Gründen, sondern aus Prinzip. «Die eigentliche Frage ist nicht mehr, ob sich Outsourcing lohnt – sondern wie lange man es sich leisten kann, darauf zu verzichten», sagt Herr Schröder. Die Folge: unnötig hohe Personalkosten, längere Durchlaufzeiten und eine Datenqualität, die nicht mit dem Anspruch an moderne Handelsstrukturen mithält. Gerade in einem Umfeld, das stark auf Preis, Effizienz und Verfügbarkeit ausgerichtet ist, wird diese Haltung zum Wettbewerbsnachteil.

Der blinde Fleck der Digitalisierung

Der grösste Widerspruch liegt im System selbst. Unternehmen investieren in Digitalisierung, Datenqualität und effiziente Lieferketten. Gleichzeitig bleibt ein zentraler Prozess unangetastet. «Es fehlt oft die Bereitschaft, bestehende Prozesse wirklich kritisch zu hinterfragen», sagt Jens Schröder. Entscheidungen werden auf Annahmen getroffen, nicht auf Basis konkreter Zahlen. Das Ergebnis ist ein Kreislauf aus Mehraufwand, geringerer Qualität und wachsender Komplexität. Genau dieser blinde Fleck kostet Unternehmen jedes Jahr Zeit, Geld und operative Stabilität.

Vom Pflichttermin zum Standard

RGIS will diesen Kreislauf aufbrechen. Das Unternehmen baut seine Präsenz im KMU-Segment aus, investiert in Technologie und entwickelt seine bestehende Expertise immer weiter, um zu jeder Zeit der richtige Partner für Bestandsgenauigkeit zu bleiben. Ziel ist es, Inventur vom notwendigen Übel zum strategischen Standard zu machen. Die Logik dahinter ist klar. Die Inventur ist kein Abschlussprozess. Sie ist der Ausgangspunkt. Wer hier präzise arbeitet, gewinnt Kontrolle. Wer es nicht tut, verliert sie. Genau darin entscheidet sich heute, wie effizient ein Unternehmen wirklich arbeitet – und wie wettbewerbsfähig es morgen noch ist.

Der nächste Schritt ist absehbar

Die Entwicklung geht weiter. Inventur wird sich von einer punktuellen Aufgabe zu einem kontinuierlichen Steuerungsinstrument entwickeln. Technologien werden präziser, Prozesse integrierter, Anforderungen höher. Genau darin liegt die Chance. Unternehmen, die heute beginnen, ihre Inventur professionell zu organisieren, schaffen sich einen Vorsprung, der sich nicht kurzfristig aufholen lässt. Denn wer seine Bestände im Griff hat, hat auch sein Geschäft im Griff. Und wer es nicht hat, merkt es meist erst dann, wenn es zu spät ist.

Weitere Informationen unter rgis.ch