In der Praxis scheitert Personalgewinnung mithilfe von KI oft noch an einfachen operativen Defiziten. Warum CEOs zunächst ihre Prozesse klären sollten, wo unbesetzte Stellen besonders teuer werden und unter welchen Bedingungen KI im Recruiting tatsächlich Mehrwert stiften kann, erläutert Mathias Mengel, CEO von Kooku.
Mathias Mengel
CEO
Herr Mengel, viele CEOs sprechen derzeit über KI im Recruiting. Sie sagen: In vielen mittelständischen Unternehmen fehlen dafür die Grundlagen. Was läuft falsch?
In vielen Fällen fehlt bereits eine saubere Prozessstruktur. Bewerbungen landen im E-Mail-Postfach, werden intern weitergeleitet und parallel in Excel-Listen gepflegt. Klare Zuständigkeiten, dokumentierte Abläufe oder verlässliche Löschroutinen gibt es oft nicht. Das ist ein stilles Wachstumsrisiko, das in keiner Bilanz auftaucht – aber Projekte verzögert, Teams überlastet und Leistungsträger Nerven kostet. Unter solchen Bedingungen ist KI nicht der erste Hebel. Zunächst sollte Ordnung geschaffen werden.
Warum geht der öffentliche KI-Diskurs an der Realität des Mittelstands vorbei?
Weil er häufig eine Reife voraussetzt, die in dieser Form noch gar nicht vorhanden ist. Viele Debatten richten sich an Unternehmen mit bereits digitalisierten HR-Prozessen. Im Mittelstand sieht die Realität oft anders aus: gewachsene Strukturen, begrenzte Ressourcen, operative Workarounds. Wer dort vorschnell auf KI setzt, automatisiert mitunter nicht Effizienz, sondern Unschärfe.
Was sind derzeit die größten operativen Schwächen im Recruiting?
Erstens: die Auswahlqualität. Ein Lebenslauf allein sagt wenig darüber aus, ob jemand fachlich und persönlich wirklich passt. Zweitens: Recruiting wird oft administrativ verstanden, obwohl es in weiten Teilen Vertriebs- und Kommunikationsarbeit ist. Drittens: Viele Unternehmen verlassen sich zu stark auf Standardkanäle. Die interessantesten Kandidatinnen und Kandidaten bewerben sich meist nicht aktiv, sondern müssen gezielt angesprochen werden.
Offene Schlüsselpositionen werden oft erstaunlich gelassen hingenommen. Warum ist das problematisch?
Weil die Kosten weit über das Offensichtliche hinausgehen. Nach 83 Tagen hat eine unbesetzte Stelle rechnerisch bereits ein komplettes Bruttojahresgehalt gekostet. Bei Vertriebspositionen, in denen jeder Tag mit entgangenem Umsatz verbunden ist, kann dieser Wert durch den höheren Wertschöpfungsfaktor sogar beim Dreifachen liegen. In anderen Bereichen sind die Folgen weniger unmittelbar sichtbar, aber nicht weniger gravierend: Projekte verzögern sich, Teams arbeiten dauerhaft unter Überlast und Leistungsträgerinnen und -träger binden Zeit in Vertretung und Koordination. Diese Opportunitätskosten werden häufig unterschätzt.
Ab wann ist KI im Recruiting der richtige nächste Schritt?
Dann, wenn die Prozesse klar beschrieben und steuerbar sind. Die Reihenfolge sollte immer lauten: dokumentieren, optimieren, dann automatisieren. KI kann im Recruiting durchaus sinnvoll eingesetzt werden, etwa bei der Erstellung von Stellenanzeigen, bei der Strukturierung von Informationen oder bei administrativen Vorarbeiten. Aber sie braucht einen klaren Rahmen: definierte Prozesse, freigegebene Tools, Datenschutz und verbindliche Richtlinien für die Nutzung.
Was sollten CEOs jetzt konkret tun?
Sie sollten als Erstes durchrechnen, was ihre offenen Stellen das Unternehmen tatsächlich kosten – und zwar nicht nur in Form von Gehalt, sondern auch durch entgangenen Umsatz, Überlast im Team und verzögerte Projekte. Erst wenn diese Größen transparent sind, lässt sich seriös entscheiden, wo im Recruiting der größte Handlungsdruck besteht. Genau dafür haben wir einen kostenlosen Vakanzkostenrechner entwickelt, der nach gängigen Methoden in rund 60 Sekunden einen fundierten Richtwert liefert – ohne Registrierung und ohne weitere Verpflichtung.
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